Signer dans l’urgence, signer à distance, mais signer en confiance.

L’année 2020, dont plus personne ne veut entendre parler, fut marquée par un besoin accru de dématérialisation en des temps records. Devoir travailler soudainement depuis chez soi pose des problèmes techniques parfois difficiles à anticiper. Par exemple, comment faire signer des contrats RH en ligne ? Pour l’INRIA, le printemps 2020 représente un passage forcé à la dématérialisation des signatures à valeur probatoire. En effet, comment sécuriser les actes juridiques et les échanges de documents quand les bureaux sont fermés ? Qu’en est-il de la protection des données de recherche quand les collaborateurs sont en télétravail ?

Le déploiement express d’un parapheur électronique transverse, sans négliger les contraintes réglementaires.

L’Institut national de recherche en sciences et technologies du numérique compte 3500 scientifiques répartis sur neuf pôles en France. Au quotidien, les équipes administratives signent et valident de nombreux documents où ils engagent fortement la responsabilité de l’INRIA. Préserver l’intégrité de ces documents dans un processus de dématérialisation a donc semblé primordial aux équipes dirigeantes. En trente jours, l’équipe Conseil et Accompagnement de Projets de Lex Persona a réussi à déployer une solution à la fois complète et qui répond à des cas d’usages complexes avec différents circuits et niveaux de signatures électroniques. L’INRIA peut désormais signer ses contrats RH en ligne.

Sunnystamp Flow : un outil de signature électronique transverse qui s’adapte aux besoins.

Sunnystamp Flow a été conçu par Lex Persona comme un progiciel entièrement paramétrable. Sa plateforme permet en effet de traiter tous les besoins d’un parapheur électronique multi-documents et multi-signataires. Ainsi, elle offre la possibilité de signer et de valider les actes juridiques (marchés, contrats, procès-verbaux, etc.), aussi volumineux soient-ils, en toute simplicité et sans changer de processus métier. En outre, l’INRIA a réussi à réduire son empreinte carbone et à faciliter considérablement le télétravail de ses équipes grâce à la signature électronique.