Acteur incontournable du marché de la promotion immobilière, Bouygues Immobilier est une société amenée à signer avec de nombreuses parties prenantes. Notamment avec des clients, investisseurs, partenaires, etc. Découvrez la signature électronique au service de la construction.

S’il peut sembler complexe de prime abord, ce processus est en réalité rapide et fluide. Il profite notamment des apports de la signature électronique. Les détails.

Filiale emblématique du groupe éponyme, Bouygues Immobilier est constituée de 3 grandes directions. Logement (dédiée à la promotion et à la vente de biens résidentiels en France à destination des clients ou des investisseurs). Immobilier d’Entreprise (bureaux et locaux). Et UrbanEra (aménageur urbain qui porte la conception de quartiers mixtes et respectueux de l’environnement). En 2021, l’entreprise a ainsi enregistré un chiffre d’affaires s’élevant à 2 116 M€, dont 88 % issu de l’activité Logement.

Vers une optimisation des processus de signature de l’immobilier

Dès 2014, l’entreprise s’est penchée sur un processus particulier, à la fois chronophage et peu efficace. Il avait tout à gagner à être dématérialisé : la signature de contrats. Le cœur d’activité de Bouygues Immobilier s’énonce simplement. Il s’agit de trouver du foncier ; acheter des terrains ; imaginer les projets ; les faire construire ; les vendre ; et assurer le service après-vente. Autant d’étapes qui génèrent un grand nombre de contrats, que doivent signer : clients, investisseurs, et entreprises partenaires. Le tout de façon manuscrite jusqu’alors.

De multiples intervenants à faire signer

Au-delà de la gestion des contrats, Bouygues Immobilier avait identifié un processus consommant une grande quantité de papier : la signature de marchés. « Dans la grande majorité des cas, nous menons nos projets en corps d’état séparés. Pour un ouvrage, une vingtaine de corps d’état vont être mobilisés, dont des entreprises de gros œuvre, des électriciens, des plombiers, des menuisiers, etc. », indique Abderrahmane Atmani, à la direction de la transformation digitale de Bouygues Immobilier. « Sur chacun de ces corps d’état, nous lançons une consultation pour sélectionner les entreprises avec lesquelles nous allons travailler. À ce moment-là, nous leur faisons signer leur marché. Chaque marché étant composé d’un dossier commun très volumineux et d’une pièce marché propre à chaque entreprise. Sur une opération, si j’empile les papiers, cela reviendrait à la hauteur du tribunal de Paris, soit 160 m de haut ! », détaille-t-il.

Une solution mêlant agilité et technicité

Consciente des lourdeurs liées à ces processus de signature manuscrite, la filiale du Groupe Bouygues a souhaité étudier les conditions de leur dématérialisation. Cependant, il a fallu attendre 2016 pour que soit lancé un appel d’offres complètement dédié à la dématérialisation de la signature de marchés. À cette occasion, plusieurs éditeurs sont consultés, et c’est finalement Lex Persona qui est retenu pour accompagner l’entreprise. « J’ai rarement vu une équipe aussi agile, tournée vers ses clients et prête à trouver des solutions adaptées », se remémore Abderrahmane Atmani. « L’aspect technique était également très important : les marchés de travaux peuvent représenter des documents de 500 Mo à 4 Go. Quand nous avons lancé la consultation, nous avons mené un POC avec Lex Persona afin de signer jusqu’à 10 Go de données. Cela nous a prouvé que la plateforme avait des capacités particulières et pouvait supporter la charge. »

« Sur une opération, si j’empile les papiers, cela reviendrait à la hauteur du tribunal de Paris, soit 160 m de haut ! »

Accompagner le passage à la signature électronique à tous les niveaux

Pour Bouygues Immobilier, tout s’est alors accéléré. Les travaux autour du projet de dématérialisation de la signature des marchés commencent en 2017, avant une mise en service l’année suivante. Une conduite du changement est également menée en interne, soutenue par l’éditeur de signature électronique. « Lex Persona a dispensé une formation à nos key users. C’est-à-dire un responsable par région, chargé ensuite d’accompagner nos collaborateurs en région dans le passage à la signature électronique », indique Abderrahmane Atmani. « Dès le pilote, en juin-juillet 2018, les retours d’expérience étaient très satisfaisants .» C’est ainsi qu’en 2019, 100 % des marchés sont signés électroniquement. Avec une sécurité largement appréciée des utilisateurs.

Un véritable moteur pour la digitalisation

Fort de cette première expérience, Bouygues Immobilier poursuit ses initiatives en matière de dématérialisation. L’entreprise propose également la signature électronique à ses architectes. Le processus de réservation (VEFA : Vente en l’Etat Futur d’Achèvement) est lui aussi dématérialisé. Accélérant par là même la digitalisation de Bouygues Immobilier, au point d’atteindre 88 % de contrats signés électroniquement en 2021. Depuis 2018, plus de 16 000 parapheurs électroniques ont été signés ! Et la tendance semble s’accélérer. Avec particulièrement l’ouverture du service de signature aux usages transverses pour tous les services de Bouygues Immobilier.

Des bénéfices concrets qui ouvrent de nouvelles perspectives

Pour Abderrahmane Atmani, le passage à la signature électronique est synonyme de nombreux avantages. Notamment : gain d’espace dans les toutes les agences de l’entreprise ; optimisation des processus ; meilleure expérience client et partenaire ; simplicité d’utilisation ; etc. La solution Lex Persona répond également à de nombreux usages. Puisqu’elle peut aussi bien être utilisée pour signer des documents PDF, que des fichiers DWG (AutoCad) ou des formats BIM (Modélisation des Informations du Bâtiment). « D’autres projets sont en cours, notamment pour digitaliser nos processus travaux. », conclut Abderrahmane Atmani.

Envie d’aller plus loin ? Découvrez les cas d’usage de la signature électronique pour l’immobilier.