Comment l’Université Paris-Saclay a intégré la signature électronique dans la vie étudiante de ses doctorants ?

À la pointe de la recherche mondiale (elle est la 13ème Université mondiale selon le classement réalisé chaque année par l’université de Jiao Tong de Shanghai), l’Université Paris-Saclay l’est aussi en matière de dématérialisation puisqu’elle a digitalisé de bout en bout les démarches administratives liées à l’inscription, la réinscription et la soutenance de ses doctorants. Explications du passage à la signature électronique de l’Université Paris-Saclay.

L’Université de Paris-Saclay intègre plusieurs établissements composantes (CentraleSupélec, Agroparistech, ENS Paris-Saclay, Institut d’Optique, etc.). Elle accueille également deux universités en tant que « universités-membres associées » (UVSQ, à Versailles et UEVE, Evry). L’Université Paris-Saclay est accréditée pour délivrer le doctorat de tous les doctorants. Cela représente environ 4 200 doctorants répartis au sein de 21 écoles doctorales et dans 275 laboratoires de recherche.

Pour une dématérialisation globale

« Nous avons souhaité dématérialiser tous les aspects de la vie étudiante du doctorant, explique Hamida Muller, Directrice de la Maison du Doctorat de l’Université de Paris Saclay. Celui-ci étant à la fois étudiant et salarié, il y a différentes procédures qu’il doit remplir chaque année. De la soutenance de sa thèse, à sa diplomation. L’arrêté de mai 2016 règlemente tout cela. Celui-ci définit les modalités de d’inscription, de réinscription et de soutenance. » Le parcours est donc fléché, et à la particularité de faire intervenir plusieurs acteurs du doctorat.

La fin d’un processus lent et chronophage

Il y a d’abord le directeur de thèse qui donne un avis sur l’inscription d’un doctorant. Puis l’école doctorale qui propose l’inscription. Celle-ci est ensuite examinée, acceptée ou refusée. Et pour qu’elle le soit, le dossier doit évidemment être complet. Chacune de ces étapes est importante, car chaque partie donne son avis. Auparavant, le doctorant, dans son laboratoire de recherche, devait aller frapper à la porte du bureau de son directeur de thèse. Ensuite, il lui fallait changer de bâtiment pour aller voir le directeur de l’école doctorale. Enfin, il devait se rendre au service scolarité, qui mettait son dossier d’inscription dans un parapheur en vue de sa signature par la Présidente de l’Université. C’était évidemment un processus lourd qui faisait perdre du temps à tout le monde.

Le Covid comme accélérateur

Aujourd’hui, ces démarches d’inscription, de réinscription et de soutenance se font en ligne via la plateforme ADUM qui assure la workflow de validation (visas) puis via un connecteur, les documents sont versés dans un parapheur électronique pour une validation puis une mise en signature.

Deux grandes étapes ont orchestré cette dématérialisation. « Dans un premier temps, nous avons fait appel à un cabinet juridique afin de savoir quel niveau de signature mettre en œuvre à chaque étape, poursuit Hamida Muller. La signature finale de la présidente, par exemple, est une signature RGS***. Une signature de niveau qualifié eIDAS. » C’est Lex Persona qui a fourni sa solution de signature électronique et défini le circuit de validation et les différents profils de signataires. « Le projet a débuté en mai 2019, mais nous avons accéléré la mise en production avec l’arrivée du Covid-19. Ce qui devait, au départ, nous prendre 4 à 5 mois, nous en a finalement pris un seul »,  ajoute-t-elle.

À chaque intervenant son profil

Chaque doctorant dispose de sa propre interface sur ADUM. Depuis celle-ci, il peut visualiser ses documents signés et à signer. Il en est de même pour le directeur de thèse et l’école doctorale. Chaque accès est ainsi filtré et permet aux différents intervenants de ne voir que les informations qui le concernent. Trois profils ont été créés :

  • Gestionnaire de scolarité, qui dépose les documents dans un parapheur électronique.
  • Approbateur, qui vérifie et valide les documents.
  • Présidente ou son délégataire qui signe le document.

« Nous avons également ajouté une phase d’approbation des dossiers (avec des approbateurs, les Graduate School) avant la signature de la présidente. Mais c’est bien elle ou son délégataire qui valide et signe le dossier du doctorant », précise la directrice. La Présidente a d’ailleurs la possibilité de signer les documents en lots ou un par un.

Chaque doctorant peut visualiser ses documents signés et à signer. Il en est de même pour le directeur de thèse et l’école doctorale.

Deux possibilités de rejet

En pratique, si les documents pour la signature électronique sont générés dans ADUM, la signature se fait par l’intermédiaire par appel d’API en dehors de la plateforme. Il existe par ailleurs deux possibilités de rejet :

  • De la part de l’approbateur. Le document retourne alors dans la plateforme ADUM qui envoie un message au service scolarité avec un commentaire justifiant le rejet (pièce manquante, frais d’inscription non réglés, etc.). Une fois les manquements corrigés, il peut être réintégré dans le parapheur.
  • De la part de la présidente, qui peut refuser de signer et laisser un commentaire pour expliquer sa décision. Le dossier retourne à la scolarité sans passer par l’école doctorale.
Signature électronique : vers un usage étendu

« Nous sommes en train de développer la possibilité de signer électroniquement les conventions de cotutelle pour les doctorants qui font leur thèse en France et à l’étranger », continue Hamida Muller. Car ce circuit exige 6 signatures au minimum. Jusqu’à présent, la signature de ces conventions se faisait par le biais de multiples envois postaux en recommandé. Elle impliquait des va-et-vient incessants, jusqu’à l’obtention de l’ensemble des signatures. Depuis peu, l’Université Paris-Saclay permet donc de collecter les signatures sur ces conventions par des personnes externes à l’organisation via la plateforme.

Une extension des délégations de signature

L’objectif de l’Université est aujourd’hui d’utiliser la solution de signature électronique Lex Persona pour tous les documents à faire signer. Que ce soit en interne ou en externe. « Nous avons également élargi le cercle des personnes capable de signer avec un niveau de signature qualifié eIDAS, grâce à l’achat de deux nouvelles clés cryptographiques », indique Me Muller. Jusqu’à présent, seule la vice-présidente avait la délégation de signature et était équipée d’une clé lui permettant de signer de cette manière.

L’objectif de l’Université est aujourd’hui d’utiliser la solution de signature électronique Lex Persona pour tous les documents à faire signer.

Paris-Saclay, érigée en modèle

Plusieurs universités et d’autres établissements ont, depuis, sollicité Hamida Muller pour obtenir des informations sur ce vaste projet de dématérialisation. « Nous avons été précurseurs dans ce domaine », conclut la directrice. Rappelons en effet que 80% des universités utilisent la plateforme ADUM et qu’in fine, tout ce que nous avons mis en place pourra désormais servir aux autres universités.