Dématérialisation des marchés et avenants – Sunnystamp

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Cas d’usage Sunnystamp : Signature électronique des marchés et avenants

À l’heure où les entreprises sont en proie à des difficultés de rentabilité, la réduction des coûts passe également par l’optimisation des processus d’achat.

La dématérialisation des documents et des pièces de marchés, souvent volumineux, représente une solution concrète pour économiser sur les coûts d’impression et d’affranchissement, gagner un temps précieux pour négocier davantage avec les fournisseurs ou raccourcir les délais de réalisation de travaux.

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Description du service

Utiliser Sunnystamp comme plate-forme de signature électronique des marchés et avenants

  • Sunnystamp est une plate-forme de signature en ligne sécurisée qui permet de dématérialiser totalement les documents et pièces de marchés échangés entre acheteurs et fournisseurs lors de la phase de contractualisation.
  • Sunnystamp permet à un acheteur de créer un parapheur contenant les documents de marchés et de désigner les destinataires. Ces derniers alors sont successivement avisés par mail des demandes de signature ou de validation.
  • Sunnystamp conserve les documents signés pendant 10 ans ainsi que toute la traçabilité des échanges entre les services achats et les fournisseurs (signatures, co-signatures, horodatage, visas, etc.)
  • Sunnystamp< fonctionne en mode SaaS, avec une facturation en fonction de son utilisation.
  • Sunnystamp offre de nombreuses possibilités de personnalisation et d’intégration aux applications métiers, grâce à une architecture modulaire et ouverte.

Caractéristiques fonctionnelles

  • Génération dynamique de certificats à la volée, permanents ou temporaires pour les acheteurs et fournisseurs qui n’en disposent pas – Codes d’authentification et de signature envoyés par SMS
  • Conversion automatique des documents MS Office et Open Office en PDF
  • Marquage et numérotation paramétrables des pièces de marchés – Signature visible pour les PDF
  • Multi-signatures ou multi-validations possibles côté achats et fournisseurs
  • Avis de notification du marché en fin de processus pour le fournisseur
  • Déclenchement de demande de signature à partir d’une date au plus tôt
  • Possibilité d’aviser un destinataire avec des messages et des pièces jointes personnalisées
  • Lettre recommandée électronique

Bénéfices

  • Réduction des délais de contractualisation avec les fournisseurs
  • Gestion et conservation automatisés des documents contractuels
  • Génération de documents électroniques sécurisés, opposables juridiquement