Finis les fiches de taxi, tickets de parking ou de péage, notes de restaurant et autres bouts de papier agrafés à votre note de frais papier !

Voici un usage de la signature électronique souvent ignoré et pourtant bien pratique ! À ne pas confondre avec la copie fiable. La copie fiscale s’appuie cependant sur le même principe de base. Il s’agit de conférer une valeur légale à un document papier numérisé. Ici, en l’occurrence, une facture de note de frais.

Concrètement, comment ça marche ?

Il suffit de numériser le justificatif de frais, que ce soit à l’aide d’un smartphone ou d’un scanner. On peut ensuite récupérer le document généré au format PDF, puis le signer électroniquement. Cette signature est à réaliser à l’aide d’un certificat numérique de niveau RGS 1* ou supérieur, tel que précisé par la règlementation. On privilégiera le format de signature électronique PAdES. Il permet de contrôler aisément la validité de la signature.

Le certificat RGS 1* présente l’avantage d’être disponible au format logiciel. Il est donc plus pratique à mettre en place et à utiliser. Le certificat RGS 1* est aussi moins onéreux qu’un certificat sur un support cryptographique. Il peut également être établi au nom d’une personne morale et être intégré à un processus informatique au niveau de l’entreprise plutôt que dédié à une personne physique. On parlera dans ce cas de cachetage électronique. Pour plus de précisions concernant le RGS, vous pouvez consulter le site de l’ANSSI.

Et qu’apporte Lex Persona dans tout cela ?

Une fois le certificat de niveau RGS 1* ou supérieur mis en place, il faut pouvoir organiser la signature ou le cachetage électronique avec un logiciel adapté, facile à intégrer et à utiliser. Lex Persona apporte des solutions qui répondent à ces critères.

La société PayFit, spécialiste en gestion de la paie, s’appuie sur une solution en mode « SaaS » fournie par Lex Persona. Elle l’utilise pour effectuer un cachetage de type « copie fiscale » des notes de frais des collaborateurs qui sont téléversées sur sa plateforme.

Également, Lex Persona collabore avec Sagemcom et ChamberSign.  Elle met à disposition son API de cachetage intégrée à la solution Demat’Box® pour la copie fiscale des notes de frais. Elles sont transmises directement par les clients à leur expert-comptable de manière dématérialisée.

La copie fiscale ne s’adresse-t-elle alors qu’aux notes de frais ?

La copie fiscale est régie par l’article A 102 B-2 du Livre des procédures Fiscales. Par conséquent, elle s’applique à toutes les factures papier, quelles qu’elles soient.

Ainsi, dans le secteur de la grande distribution, la société Indexware utilise une solution Lex Persona en mode « On premise ». Intégrée à son offre globale de dématérialisation des processus métiers, elle permet à des supermarchés, hypermarchés, et centrales d’achats, de dématérialiser les factures papier reçues.

De manière similaire, le Groupe BPCE s’appuie sur la même solution, pour les factures reçues au format papier, une fois celles-ci numérisées par l’atelier de traitement du courrier entrant.

Il faut cependant bien garder en tête que le périmètre considéré reste celui du domaine fiscal. Une facture originale pourrait être réclamée pour d’autres raisons (titre de propriété, domaine social, propriété intellectuelle, etc.). Dans ce cas, il peut être nécessaire de conserver la facture originale au format papier, ou bien de recourir à un processus de copie fiable.

Ce qu’il faut retenir

La « copie fiscale » est l’assurance de ne plus voir des collaborateurs s’encombrer de reçus papier, qui se retrouvent rapidement illisibles ou égarés. Elle réduit donc les risques de redressement par l’administration fiscale en cas de contrôle.

La mise en place de ce processus est simple, et peu coûteuse, tant par le niveau du certificat RGS 1* qui peut être au format logiciel, que par la disponibilité de nombreux outils permettant d’ajouter une signature ou un cachet électronique aux documents numérisés.

Pour plus d’information : se référer à l’article A 102 B-2 du Livre des procédures Fiscales.