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Dans son retour d’expérience, le Groupe ADP revient sur la dématérialisation de ses processus administratifs. Depuis 2011, la signature électronique est au rang d’accélérateur de ses démarches.

« La signature électronique fait l’unanimité au sein des équipes du Groupe ADP, notamment grâce aux différentes fonctionnalités qu’elle englobe telles que la traçabilité des documents, l’authentification et la sécurité de ces derniers. La signature électronique fait partie intégrante de la GED de l’entreprise, elle permet de simplifier et raccourcir presque complètement les délais de signature de documents. Grâce à elle, le Groupe ADP a pu gagner en efficacité, améliorer la collaboration entre ses différents services et ainsi moderniser sa gestion administrative. » témoigne Dominique Etourneau, directeur des achats du Groupe ADP concernant la signature électronique de Lex Persona.

En route vers la signature électronique

« Nous avons engagé un projet de dématérialisation de bout en bout. Depuis l’appel à candidatures jusqu’à l’émission des commandes voire le paiement des factures. Et nous avons retenu la solution Lex Persona pour la signature électronique », confie Dominique Etourneau.

Il ajoute que ce passage à la dématérialisation au sein du groupe s’est fait pas à pas. Mais qu’en ce qui concerne la signature électronique, tout a été réalisé en 3 mois. L’intégration de la signature électronique a effectivement été un changement majeur au sein du Groupe ADP.

« Nous étions tous convaincus de l’intérêt de la signature électronique pour l’entreprise. Ce qui nous a permis de systématiser la signature électronique : ce n’est plus une option ! »

Un ROI immédiatement mesurable

La signature manuscrite de documents divers, tels que les factures ou les accords commerciaux, a toujours été un processus très long. Et donc très contraignant pour le groupe. En passant du support papier au numérique, la gestion est beaucoup plus simple. Les services n’ont plus besoin d’imprimer, de signer et de scanner le même document.

« La signature d’un contrat prenait en moyenne 2 à 3 semaines, alors qu’aujourd’hui c’est fait dans l’immédiat. Cela veut dire que le fournisseur peut recevoir sa commande de suite, là où il devait attendre 3 semaines auparavant ».

Plus rapide, plus simple et surtout plus ergonomique, la signature électronique a renforcé la productivité du groupe et diminué drastiquement les délais d’attente.

« C’est un outil qui satisfait aux besoins de l’acheteur, du prescripteur mais aussi du fournisseur, puisqu’après un an d’utilisation, 90 % de nos contrats ont été signés de manière électronique, ce qui représente à peu près 700 marchés pour environ 500 fournisseurs. »

Traçabilité des validations et des signatures

La signature électronique renforce la sécurité et la confiance autour des documents.

« C’est un système qui nous permet de garantir la traçabilité et une certaine sécurité dans toutes nos transactions, poursuit le directeur des achats.

Ce dernier point est particulièrement important dans un environnement tel que le nôtre. Nous avons, en effet, des obligations d’archivage. Ainsi, une fois signés électroniquement, tous les documents sont versés dans un système d’archivage électronique. »

In fine, que ce soit via smartphone, tablettes ou ordinateurs, la signature peut se faire en tout lieu et à tout moment, protégée de surcroît par un système très sécurisé. Ce qui facilite grandement les échanges commerciaux, RH et administratifs.