Autrefois, il suffisait d’une poignée de main pour conclure une affaire ou nouer un accord. À l'heure actuelle, la complexité croissante des transactions a progressivement développé l’usage des contrats écrits. Ceux-ci permettent en effet de formaliser les engagements des parties et de prévoir leurs possibles aléas tout au long de leur vie. Aujourd’hui la signature électronique permet de simplifier et d’accélérer l’usage des contrats. Mais aussi de s’assurer que les deux parties se sont réellement entendues sur les modalités de l’accord. Sans nécessiter l’usage du papier, des déplacements ou des envois de courriers coûteux et inefficaces.

Qu’il s’agisse de signer un contrat de travail, un contrat d’assurance, un contrat d’abonnement. Ou bien encore un accord d’intéressement dans une entreprise, un entretien annuel d’évaluation ou tout autre engagement. L’heure est à la signature électronique. L’essor croissant des usages digitaux, les habitudes de travail désormais hybrides, le niveau de maturité technologique et la confiance grandissante des organisations. Ce sont autant de facteurs qui permettent aujourd’hui à la signature électronique de s’inviter dans ces opérations de contractualisation.

Signer un contrat en ligne : quelle conformité ?

Le règlement européen eIDAS reconnaît la légalité de la signature électronique dans l’Union Européenne. Il prévoit 4 niveaux de signatures électroniques : « simple », « avancé » et « qualifié ».

Seul le niveau « qualifié » s’impose aux États membres de l’Union Européenne. En France, ce niveau « qualifié » est mentionné dans l’article 1367 du Code Civil. Aujourd’hui, le droit commercial français n’impose pas de règlementation concernant l’utilisation de la signature électronique. Mais alors, quel niveau de signature choisir ?

Quel niveau de signature pour signer un contrat en ligne ? 

C’est à chacun d’évaluer le niveau de risque de l’opération. Ou de jauger de la fiabilité de l’autre partie. Afin de choisir le niveau de signature électronique adapté à l’opération et ses enjeux.

« Simple », « avancé » ou « qualifié » ?

En cas de réels doutes sur l’autre partie, lors d’un accord avec un fournisseur ou un client peu ou mal connu, il peut être judicieux d’opter pour une signature électronique « avancée » ou « qualifiée ».

Une question d’équilibre

En se tournant vers une signature qualifiée (seul équivalent de la signature manuscrite), l’organisation doit cependant être consciente que cela engendre davantage de contraintes. En termes d’utilisation, de déploiement et que le coût s’avère également plus élevé. Il est important de trouver le juste équilibre entre risque et praticité. Car si les signatures de niveau simple et avancé n’offrent pas la même valeur probatoire que la signature manuscrite, elles n’en restent pas moins recevables comme preuves en justice. Aujourd’hui un consensus semble se dessiner autour de la signature avancée.

« L'heure est à la signature électronique. »

Signature avancée : quel cahier des charges ?

Ce niveau de signature électronique doit satisfaire aux exigences énoncées à l’article 26 du règlement eIDAS, à savoir :

  • Être liée au signataire de manière univoque ;
  • Permettre d’identifier le signataire ;
  • Avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
  • Être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
Tenir compte des spécificités métiers

Reste que pour développer la confiance entre l’entreprise et ses clients, partenaires ou fournisseurs, la solution de signature doit prendre en charge les spécificités de chaque métier. Souscrire, embaucher, contracter, s’abonner ou adhérer. Chacun de ces termes correspond à un type d’opération propre à un métier particulier. D’où l’intérêt pour la solution de signature d’offrir une personnalisation des boutons d’action et des notifications envoyées aux signataires, et la possibilité d’adapter le message à chaque type d’opération et aux pratiques de chaque secteur.

Signature électronique, une solution au service de la confiance entre les parties

La valeur ajoutée d’une plateforme de signature électronique réside bel et bien dans sa capacité à s’effacer au profit de la relation entre les deux parties. Voilà pourquoi elle doit aussi offrir une traçabilité du circuit de signature. Avec, par exemple, la possibilité d’ajouter des validateurs dans un workflow de signature. Dans de nombreuses entreprises, il est important que certains services décisionnaires puissent vérifier les documents. Mais également, disposer d’une traçabilité du processus de signature et des responsabilités engagées.

« La valeur ajoutée d’une plateforme de signature électronique réside bel et bien dans sa capacité à s’effacer au profit de la relation entre les deux parties. »

Archivage et fichier de preuve

Toutes les preuves électroniques générées au cours du processus de signature sont ensuite agrégées dans un document qui pourra être présenté comme preuve en justice. Celui-ci contient plusieurs informations : l’identifiant de la transaction, le nom du signataire, son adresse e-mail, l’adresse IP du dispositif de signature permettant sa géolocalisation, l’historique d’identification et d’authentification du signataire, la traçabilité du processus de consentement, un horodatage indépendant et le statut d’avancement de la transaction.

Signature électronique et contrathèque

Légale et facile à utiliser, la signature électronique des contrats est encore plus efficace lorsqu’elle est intégrée à une contrathèque. C’est-à-dire un logiciel de gestion de contrats. Une intégration qui peut se faire via des connecteurs standardisés ou via des développements spécifiques. Ce qui permet ainsi de gérer le cycle de vie complet d’un contrat depuis sa conception jusqu’à sa signature et son archivage. Au lieu de créer vos contrats dans un logiciel, puis de les transférer vers une plateforme de signature électronique. Pourquoi ne pas tout faire automatiquement au même endroit ? La combinaison « logiciel de gestion de contrats » et « signature électronique » constitue la solution idéale pour gérer vos contrats et les faire signer plus facilement et plus rapidement.