Préambule

​Qui est responsable du traitement ?

​Quelles sont les données personnelles traitées ?​

Pourquoi vos données sont-elles traitées ?​

Combien de temps sont conservées vos données ?​

Comment vos données sont-elles sécurisées ?

​Qui peut avoir accès à vos données ?

​Lex Persona effectue-t-elle des transferts de données
vers un Etat hors de l’Union européenne ?​

Quelles sont les droits des personnes concernées ?

​Lex Persona a-t-elle désigné un Déléguée à la protection des données ?

​Comment contacter l’autorité national de protection des données ?

Politique de confidentialité

Préambule

La Société Lex Persona (« nous ») en tant que Tiers de confiance est attachée au respect et à la protection des données personnelles. Dès lors, la conformité à la réglementation applicable au Traitement de Données à Caractère Personnel est primordiale. Les textes de référence sont le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 dit « RGPD » et la loi modifiée n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Les personnes concernées par cette politique (ci-après dénommées « vous ») sont variées, il peut s’agir de visiteurs et d’utilisateurs de l’un de nos site web ou de nos produits et services.

Les sites web concernés sont :

  • / https://extranet.lex-persona.com
  • / https://support.lex-persona.com
  • / https://www.lex-persona.com

Les notions utilisées dans cette politique sont définies à l’article 4 du RGPD, notamment les notions de « traitement », de « données personnelles » ou « données à caractère personnelle », « personnes concernées », « responsable de traitement » et « sous-traitant ».

Qui est responsable du traitement ?

Lex Persona agit en tant que Responsable de traitement pour tout traitement relatif aux visites et utilisations des sites web, ainsi que pour les traitements de marketing direct ou pour la gestion de la relation client.

Lex Persona peut également agir comme sous-traitant lors de l’utilisation d’un de nos produits ou services. Nos clients sont Responsables du traitement des données, nous agissons donc en tant que prestataire de services sous instructions de ces derniers. A ce titre, nous nous engageons à apporter notre aide à nos clients dans leur démarche de mise en conformité de leurs traitements

Quelles sont les données personnelles traitées ?

Lex Persona ne traite vos données personnelles que conformément aux lois applicables. Ces données sont collectées soit lors de votre visite sur l’un de nos Sites ou dans le cadre de vos échanges avec nos personnels techniques, commerciaux ou administratifs.

Si vous avez créé et enregistré votre profil sur l’un de nos Sites, vous avez été invité à consulter préalablement la présente politique avant d’accéder à nos Services ou d’afficher nos contenus. Les données que vous nous communiquez :

Les données que vous nous communiquez :

  • / Le titre de civilité,
  • / Le prénom et le nom de famille,
  • / L’adresse email,
  • / Le(s) numéro(s) de téléphone,
  • / L’identifiant et le mot de passe,
  • / L’adresse personnelle,
  • / La société,
  • / Le service,
  • / L’intitulé du poste

Il s’agit des données communiquées lors de l’inscription à l’un de nos site web, lors de l’envoi d’une demande de contact ou lors de l’inscription à nos newsletters.

Les informations collectées automatiquement :

Nous enregistrons automatiquement des informations sur vous, votre ordinateur ou votre appareil mobile lorsque vous accédez à l’un de nos Sites. Ce sont des données de navigation, il s’agit de :

  • / Votre adresse IP publique,
  • / La version du système d’exploitation de votre ordinateur ou appareil mobile,
  • / Le type et la langue de votre navigateur Internet
  • / Les pages de nos Sites que vous avez consultées.

Données traitées Base légale Finalité(s) du traitement
Données d’identification et de contact

Intérêt légitime

Consentement

Contrat entre le Client et Lex Persona

Contrat entre le Client et Lex Persona

Intérêt légitime

Intérêt légitime

Inscription sur la newsletter ; information sur nos offres et la détermination de l’offre adaptée à votre situation

Gérer les relations commerciales et/ou fournir le service souscrit

Gestion du service support

Permettre le bon fonctionnement du Site et sa sécurisation ; produire des journaux de messages techniques, des statistiques et des rapports

Données de navigation Intérêt légitime Permettre le bon fonctionnement du Site et sa sécurisation ; produire des journaux de messages techniques, des statistiques et des rapports

Combien de temps sont conservées vos données ?

La durée de conservation des données personnelles collectées varie en fonction de la finalité du traitement. Lex Persona s’engage à ne pas conserver les données personnelles au-delà de la durée nécessaire au traitement.

Données traitées Finalité(s) du traitement Durée de conservation des données
Données d’identification et de contact

Création d’un profil utilisateur

Inscription aux newsletters

Informations personnalisées sur nos offres

Gestion de la relation commerciale avec le client

Gestion du service support

5 ans à compter de la dernière activité

3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect

3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect

5 ans à compter de la dernière activité

1 an à compter de la dernière activité

Données de navigation

1 an à compter de la dernière activité

Produire des journaux de messages techniques, des statistiques et des rapports

6 mois (recommandation de la CNIL)

6 mois (recommandation de la CNIL)

Qui peut avoir accès à vos données ?

L’accès aux données à caractère personnel est restreint à certains de nos collaborateurs sensibilisés au principe de confidentialité des données.

Les données à caractère personnel traitées par Lex Persona ne sont ni louées, ni vendues à des tiers. Certaines données sont partagées avec des prestataires de Lex Persona dument sélectionnés pour leur conformité au RGPD, seules les données nécessaires à la prestation de service sont communiquées aux prestataires.

Activité nécessitant l’intervention d’un sous-traitant Données personnelles communiquées Dénomination sociale du sous-traitant
Gestion des Prospects, Partenaires et Clients (CRM) Nom, prénom, entreprise, poste, adresse mail, numéro de téléphone Zoho
Gestion du service support Gestion du service support Zoho

Concernant Zoho, aucun transfert de données vers la Société mère en Inde n’est effectué, les données sont hébergées aux Pays-Bas.

Conformément à ses obligations légales, Lex Persona peut être amenée à communiquer des données personnelles à la demande des autorités publiques ou gouvernementales.

Lex Persona effectue-t-elle des transferts de données vers un Etat hors de l’Union européenne ?

Tout contrat avec une entreprise située en dehors de l’Union ou dans un État ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission européenne, inclut des clauses contractuelles types.

Quelles sont les droits des personnes concernées ?

Vous disposez à tout moment de droit sur vos données. Lorsque Lex Persona agit en tant que Responsable de traitement, vous pouvez exercer vos droits directement auprès du DPO de Lex Persona :

  • / Adresse mail : dpo@lex-persona.com
  • / Adresse postale : 9 Av Maréchal Leclerc – 10120 ST ANDRÉ LES VERGERS – FRANCE

Droit d’accès. Il permet de connaitre vos données traitées dans l’entreprise et d’en obtenir la communication dans un format compréhensible.

Droit d’opposition. Il permet de vous opposer à ce que vos données soient utilisées pour un objectif précis. Il est nécessaire de présenter « des raisons tenant à votre situation particulière », sauf en cas de prospection commerciale.

Droit de rectification. Il permet d’éviter d’utiliser ou de diffuser des données erronées sur vous en les corrigeant.

Droit d’effacement. Conformément au RGPD et aux recommandations de la CNIL, il est nécessaire de remplir au moins une des conditions suivantes pour exercer son droit à l’effacement des données :

  • / Vos données sont utilisées à des fins de prospection
  • / Vos données ne sont pas ou plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquelles elles ont été initialement traitées
  • / Vous retirez votre consentement à l’utilisation de vos données
  • / Vos données font l’objet d’un traitement illicite
  • / Vos données doivent être effacées pour respecter une obligation légale
  • / Vous vous êtes opposé au traitement de vos données et le responsable du traitement n’a pas de motif légitime ou impérieux pour conserver ces données

Droit à la limitation. Il consiste à demander à un organisme de geler temporairement l’utilisation de certaines de vos données.

Droit à la portabilité. Il permet de récupérer une partie de vos données dans un format lisible par une machine.

Lorsque vous êtes signataire externe, Lex Persona agit en qualité de Sous-traitant. Dès lors, les demandes d’exercice de droit doivent être effectuées auprès de l’organisme qui utilise nos services dans le cadre de votre procédure de signature électronique. Lex Persona s’engage à apporter son aide à la demande de droit des personnes concernées effectuée auprès de son Client.

Lorsque le traitement de vos données est fondé sur votre consentement, il peut être retiré en écrivant à Lex Persona par courriel (dpo@lex-persona.com) ou par courrier (9 Av Maréchal Leclerc -10120 ST ANDRÉ LES VERGERS – France), en indiquant vos nom, prénom, courriel et adresse (le cas échéant vos références Client), ainsi que l’objet précis de votre demande de retrait.

Comment contacter l’autorité nationale de protection des données ?

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Site web: https://www.cnil.fr/fr/plaintes

Mise à jour de la présente politique

Veuillez noter que cette politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par Lex Persona, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, règlementaire, jurisprudentielle ou technologique. Dans un tel cas, la date de sa mise à jour sera clairement identifiée en tête de la présente politique. Ces modifications engagent la personne concernée dès leur mise en ligne. Il convient par conséquent de consulter régulièrement la présente politique afin de prendre connaissance de ses éventuelles modifications.

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