Des niveaux de signature adaptés à chaque type de document

Née dans les années 90, la signature électronique est une solution à la fois technique et juridique qui offre la possibilité aux individus d'exprimer leur consentement et de valider des documents dématérialisés. Dit de façon plus technique, c’est un mécanisme permettant de garantir l’identité du signataire d’un document électronique et l’intégrité de celui-ci via l’usage d’un procédé fiable d’identification, confirmant le lien entre la signature et le document électronique auquel elle se rattache.💡 Trois niveaux de signature électronique sont prévus par le règlement européen eiDAS, chacun répondant à des exigences de sécurité spécifiques (rendez-vous un peu plus bas dans la page pour les comprendre en détails).

Encadrée juridiquement en Europe par le règlement eIDAS et en France par sa transcription dans les articles 1366 et 1367 du Code civil, la signature électronique s'inscrit dans une procédure légale précise. Respectant ce cadre juridique, la signature électronique permet de garantir l'authentification de l'identité du signataire, la preuve tangible de son consentement (principe de non répudiation), et la garantie de l'intégrité du document signé, assurant que son contenu reste inchangé dans le temps et au fil des échanges.

Pour qu'une signature électronique soit juridiquement valable, elle doit enfin être issue de solutions fournies par des prestataires de services de confiance. Ces derniers subissent des audits réguliers pour garantir que leurs solutions sont conformes au règlement européen.

• Gain de temps et d'efficacité : Avec la signature électronique et les outils pour sa mise en œuvre, les documents peuvent être signés presque instantanément, quel que soit l'endroit où se trouvent les parties prenantes. Cela élimine les délais d'envoi postal ou de déplacement, accélérant ainsi considérablement les transactions et les procédures administratives.
• Sécurité renforcée : La signature électronique offre un niveau de sécurité supérieur à celui d'une signature manuscrite. Elle garantit l'intégrité du document signé et l'authenticité de la signature grâce à des technologies de cryptage et d'authentification avancées.
• Réduction des coûts : La dématérialisation des processus de signature permet de réduire les coûts liés à l'impression, à l'expédition et au stockage des documents papier, contribuant ainsi à des économies substantielles pour les entreprises.
• Conformité et validité juridique : Quand elle respecte le cadre prévue par les différentes réglementations (telles que le règlement eIDAS en Europe par exemple), la signature électronique est juridiquement reconnue et peut être utilisée dans une multitude de contextes légaux, offrant une tranquillité d'esprit quant à sa valeur légale et à sa mise en oeuvre.
• Accessibilité et simplicité : La signature électronique peut être mise en œuvre facilement via diverses plateformes, prévues pour s’intégrer à votre organisation et être adoptées facilement par vos collaborateurs et clients.
• Sobriété numérique : Moins de mails avec pièces jointes, moins d’impressions, moins de scans… La signature électronique réduit la dépendance au papier et s’aligne sur les objectifs de durabilité et de responsabilité écologique des entreprises modernes.

En somme, les entreprises adoptant la signature électronique bénéficient d'une chaîne de décision plus rapide et d'une meilleure expérience utilisateur, leur offrant une avance sur leurs concurrents.

L'utilisation de la signature électronique consiste, pour un gestionnaire, à faire signer un ou plusieurs document(s) à un ou plusieurs signataire(s). La solution Lex Entreprise prévoit de la part du Gestionnaire une connaissance supposée a priori des interlocuteurs qui vont signer le(s) document(s). Cette identification va toujours consister à fournir a minima les informations suivantes :

• Le prénom et le nom du Signataire, qui seront utilisés pour composer le Certificat (dans le cas d’une signature impliquant la génération d’un Certificat à la volée), ou pour caractériser la signature simple, et dans tous les cas pour la constitution du Fichier de Preuve ;
• L’adresse courriel du Signataire, qui sera utilisée pour envoyer l’invitation à signer au
  Signataire.

Toutes les informations renseignées sont par conséquent des données qui peuvent être utilisées en tout ou partie par Lex Enterprise, lors du parcours de consentement effectué par le Signataire, afin d’authentifier ce dernier en vue de la génération d’un Certificat et de la réalisation de la signature électronique des documents à signer.

Que le signataire soit un collaborateur ou un client, il pourra signer le document directement depuis l'application métier ou votre site internet, en suivant simplement le parcours indiqué (facile et intuitif, quel que soit le niveau de sécurité de la signature électronique demandée).

Dans le contexte actuel, où la dématérialisation et l'objectif du « zéro papier » sont de plus en plus prévalents, la signature électronique devient un élément clé. Au sein des entreprises, elle joue un rôle complémentaire essentiel dans la gestion électronique des documents (GED), les systèmes d'information de gestion intégrés (ERP), les systèmes d'information des ressources humaines (SIRH), entre autres. Elle est également un pilier dans la digitalisation des processus de commande publique.

Pour implémenter efficacement la signature électronique, il est crucial de s'appuyer sur une solution spécialisée, fournie par un prestataire de services de confiance (nous, par exemple!).

Afin de maximiser les bénéfices de la signature électronique, son intégration fluide dans les applications existantes et à vos processus métiers est indispensable. Lex Persona vous offre cette intégration sans heurts grâce à des connecteurs et une API hautement sécurisée.

Il est important de souligner que l'adoption de la signature électronique répond à trois enjeux (fonctionnel, juridique et technologique) et ne doit donc pas être prise à la légère. Notre solution se distingue par sa simplicité d'utilisation et son ergonomie intuitive. Toutefois, il est essentiel de mettre en place une gestion du changement efficace pour une transition en douceur.

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Les réglementations clés pour la signature électronique incluent le règlement eIDAS en Europe et les lois nationales correspondantes dans d'autres juridictions ; en France, c'est l'article 1367 du Code Civil qui encadre la signature électronique.

Le règlement eIDAS définit trois niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée, chacun avec ses propres exigences en termes d'authenticité, d'intégrité et de non-répudiation.

Il est donc essentiel de choisir une solution de signature électronique qui respecte ces réglementations pour garantir une validité juridique des documents signés adaptée à leurs exigences.

La différence principale entre ces trois types de signature électronique réside dans le niveau de sécurité et de conformité vis-à-vis des exigences légales relatives à certains processus ou documents. La signature électronique simple offre le niveau de base, utilisée pour les transactions à faible risque et ne nécessitant pas d'identification formelle du signataire. La signature électronique avancée fournit un niveau de sécurité supérieur, liant plus étroitement la signature à l'identité du signataire et assurant l'intégrité du document. Enfin, la signature électronique qualifiée représente le niveau le plus élevé de sécurité et de conformité. Elle est basée sur un certificat qualifié et un dispositif sécurisé de création de signature, offrant ainsi une présomption légale d'intégrité et d'authenticité.

La signature électronique s'adapte à différents besoins selon le secteur d'activité de l'entreprise, le métier concerné et les enjeux financiers et règlementaires attachés aux documents concernés.

Si elle assure l'authentification du signataire et la non-altération du document, sa validité légale varie en fonction du niveau de signature sélectionné. Pour sélectionner le niveau de signature électronique approprié, il est important de considérer plusieurs aspects :

• La portée du document : est-il destiné à une utilisation interne, externe, nationale, européenne ou internationale ?
• La nature du document : s'agit-il d'un contrat privé, d'une décision administrative, ou d'un autre type ?
• Les contraintes règlementaires associées au document.
• Le potentiel de conflit lié au document et les conséquences possibles d'un tel conflit.

En d’autres termes :

• La signature électronique simple conviendra pour tout document aux contraintes réglementaires et enjeux financiers faibles ;
• La signature électronique avancée conviendra pour tout document aux contraintes réglementaires et enjeux financiers modérés (contrat de travail, notes de frais…) ;
• La signature électronique qualifiée conviendra pour tout document aux contraintes réglementaires et enjeux financiers élevés (actes notariés, factures…).

La signature électronique doit garantir l’intégrité et l’authenticité du document signé. On peut donc vérifier que le document signé n’a pas été altéré depuis sa signature et que cette dernière a bien été réalisée par le signataire.

Pour signer électroniquement, le signataire a besoin d’un certificat de signature, contenant différentes informations d'identité en fonction du niveau de signature électronique. Ce certificat de signature est lui-même signé par une Autorité de Certification ; c'est elle, par sa signature, qui en garantit son intégrité et son authenticité. L'authenticité d'une signature électronique peut être vérifiée grâce à des outils de validation intégrés dans la plupart des logiciels de signature électronique. Ces outils comparent les données de la signature avec les informations du certificat numérique du signataire pour confirmer son identité, selon différentes méthodes allant de la vérification "simple" (qui consiste à vérifier que les informations d'identité correspondent) à des vérifications plus complexes, basées sur des méthodes de chiffrement asymétrique.

Le choix du certificat de signature électronique dépend du niveau de sécurité requis et du contexte légal. Pour des transactions courantes, une signature électronique simple ou avancée peut suffire. Pour des documents nécessitant une sécurité et une conformité juridique maximales, optez pour un certificat de signature électronique qualifiée. Des prestataires comme Lex Persona peuvent vous aider à choisir le bon certificat en fonction de vos besoins spécifiques, assurant ainsi la conformité et la sécurité de vos documents signés électroniquement.

La validité de la signature électronique dépend de la législation de chaque pays. Dans l'Union Européenne, grâce au règlement eIDAS, les signatures électroniques sont légalement reconnues dans tous les États membres. Cependant, en dehors de l'UE, la reconnaissance légale varie selon les juridictions. Certains pays ont des lois similaires reconnaissant les signatures électroniques, tandis que d'autres peuvent avoir des exigences spécifiques ou des restrictions. Il est donc conseillé de se renseigner sur la législation en vigueur dans le pays concerné avant de procéder à une signature électronique pour des transactions internationales.

La nôtre, bien sûr. Plus sérieusement, et pour vous conseiller en toute objectivité, nous vous conseillons de définir et vérifier ces points clés lors du choix d'une solution de signature électronique :

• Déterminez les besoins spécifiques de votre entreprise, comme les types de documents et le niveau de sécurité désiré.
• Vérifiez les certifications du prestataire de services de confiance pour juger de sa fiabilité.
• Assurez-vous de la compatibilité de l’outil avec votre système d’information et processus existants; Lex Entreprise propose une intégration aisée via une API gratuite.
• Choisissez une solution user-friendly et sécurisée, comme Lex Entreprise, qui offre différents niveaux de sécurité sans nécessiter plusieurs outils.
• Optez pour un outil personnalisable, pour assurer une bonne expérience utilisateur, donc une bonne adoption.
• Comparez les prix, en tenant compte des offres flexibles basées sur le volume de documents signés, à l’instar de notre tarification adaptée aux besoins de chaque entreprise.