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Dans un monde toujours plus tourné vers le numérique, la dématérialisation des transactions est devenue inévitable. Dans ce contexte, accéléré par le confinement et la montée du télétravail, de nombreux documents administratifs ou commerciaux sont signés à distance. Si elle est parfois source d’appréhension, la signature électronique permet (entre autres) d’accélérer les processus contractuels, d’améliorer l’expérience client et de gagner en efficacité et rapidité, même pour les transactions les plus sensibles… à condition de choisir le bon niveau de signature.

La signature électronique qualifiée répond précisément à cette exigence de sécurité juridique. Alors comment la signature électronique qualifiée est-elle encadrée, notamment au sein de l’Union européenne ? Pourquoi la choisir ? Comment faciliter la mise en place d’un processus de signature électronique qualifiée dans votre entreprise ?

Après un rapide, mais incontournable, rappel de définition et de contexte réglementaire, nous répondons à vos questions dans cet article.

 

Règlement eIDAS : le cadre légal européen de la signature électronique

Comprendre le règlement eIDAS

Le Règlement (UE) nº 910/2014, également connu sous le nom de règlement eIDAS (electronic IDentication, Authentication and Trust Services), est un ensemble de principes, de règles et de normes visant à garantir la sécurité et l’interopérabilité des transactions électroniques entre les entreprises, les citoyens et les administrations publiques des États membres de l’Union européenne. Son champ d’application concerne :

  • l’identification électronique ; 
  • la signature électronique ;
  • les services de confiance.

En d’autres termes, le règlement eIDAS s’applique à définir les modalités pour assurer des interactions électroniques sûres et interopérables. Il définit notamment le socle juridique encadrant l’usage de la signature électronique. 

 

Les 3 niveaux de signatures électroniques formalisés par le règlement eIDAS–

La signature électronique répond à une variété d’usages, en fonction de l’entreprise et des besoins métiers : contrats de travail pour les ressources humaines, contrats clients et devis pour le service commercial, documents comptables pour le département finance, etc. 

Elle permet de garantir l’identité du signataire et l’intégrité du document, mais sa valeur légale dépendra du niveau de signature choisie. Le règlement eIDAS en distingue trois types :

  • la signature électronique simple : elle correspond au stade le plus élémentaire qui vise à ne discriminer aucune méthode de signature dès lors qu’elle est habituellement utilisée par le signataire pour signer : elle est employée pour les documents aux contraintes règlementaires et enjeux financiers faibles (documents internes à l’entreprise, commandes de faible valeur…). 
  • la signature électronique avancée : utilisée pour des documents aux contraintes règlementaires et enjeux financiers modérés (contrat de travail, compris de vente…), elle présente un niveau de confiance accru.
  • la signature électronique qualifiée : elle constitue le niveau de sécurité le plus élevé. Seule à offrir la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, elle permet de signer en toute sécurité des documents aux contraintes règlementaires et enjeux financiers élevés (contrats d’assurance-vie, marchés publics…).

? À noter !
Un 4e niveau de signature électronique est défini spécifiquement pour les services publics. Il s’agit d’une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié de signature électronique.

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Qu’est ce que la signature électronique qualifiée

Définie par l’article 3 – 12 du règlement eIDAS, la signature électronique qualifiée est le 3e niveau de signature électronique et le seul équivalent à la signature manuscrite, d’un point de vue juridique, et ce dans tous les pays européens.

 

Quelle est la définition de la signature électronique qualifiée ?

La signature électronique qualifiée est une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié de signature électronique (pour garantir l’identité du signataire et son lien avec la clé publique du certificat) et créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié (pour garantir l’intégrité et la confidentialité de la clé privée associée à la clé publique du certificat). 

Elle suppose donc l’obtention d’un certificat qualifié émis par un prestataire de services de confiance et d’un QSCD (Qualified electronic Signature Creation Device, combinant souvent un logiciel et un élément matériel certifié – carte à puce, clé d’authentification ou équipements cryptographiques). 

En tant que signature la plus robuste au niveau technique et juridique, elle garantit :

  • l’authenticité de l’identité du signataire ;
  • l’intégrité du document signé ;
  • la non-répudiation du document signé.

 

Dans quel(s) cas utiliser la signature électronique qualifiée ?

La signature électronique qualifiée est obligatoirement reconnue dans l’UE. Elle offre une sécurité optimale ainsi qu’une conformité juridique maximum. La signature électronique qualifiée est généralement réservée aux transactions sensibles :

  • actes authentiques ou actes notariés ;
  • accords commerciaux ;
  • réponses aux appels d’offres publics et passation de marchés publics ;
  • échanges contractuels avec l’étranger et notamment au sein de l’UE, etc.

Pour déterminer le niveau de signature adapté à votre situation, plusieurs questions sont à considérer : 

  • Quelle est la portée du document (interne ou externe, nationale, européenne ou internationale, etc.) ?
  • Quel est le type de document (contrat privé, décision administrative…) ? 
  • Quelles sont les contraintes règlementaires qui y sont attachées ?
  • Quel est le risque qu’un conflit survienne et quelles seraient les conséquences ?

Plus le risque et la sévérité d’un litige sont élevés, plus il est conseillé de choisir une signature avec une forte valeur probatoire, comme la signature électronique qualifiée.

 

Quels sont les avantages de la signature électronique qualifiée en termes de sécurité ?

La signature électronique qualifiée est la seule à offrir :

  • la même valeur juridique et le même caractère exécutoire qu’une signature manuscrite ;
  • une validité juridique incontestable reconnue dans tous les États membres de l’UE ;
  • l’inversion de la charge de la preuve (présomption de fiabilité en cas de litige) ;
  • des critères techniques exigeants (donc un socle sécuritaire renforcé) nécessitant une vérification en face-à-face de l’identité du signataire et l’utilisation d’une clé sécurisée.

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La signature électronique qualifiée, par Lex Entreprise : ne plus devoir choisir entre facilité d’utilisation et sécurité juridique

Expert dans le domaine de la signature électronique eIDAS, Lex Persona développe des solutions permettant de signer, faire signer et cacheter tout document facilement, en parfaite conformité avec la règlementation. Avec Lex Entreprise, solution de signature électronique, les 3 types de signatures prévus par le règlement eIDAS sont facilement mis en œuvre… Même la signature électronique qualifiée, réputée complexe et coûteuse !

 

Comment Lex Entreprise facilite le processus de signature électronique qualifiée ?

Lex Entreprise simplifie notamment le processus de signature électronique qualifiée, de la création du certificat à la gestion des signatures électroniques. Elle offre une solution complète et conforme aux normes eIDAS basée sur deux modes :

  • Mode « Local » : le signataire dispose préalablement d’un Certificat qualifié eIDAS reposant sur un dispositif de création de signature électronique qualifié. Il s’agit généralement d’une carte à puce ou d’un token USB. Pour réaliser la signature électronique qualifiée, Lex Enterprise utilise le composant Odisia Desktop (protocoles PKCS#11 et MSCAPI).
  • Mode « Serveur » : le signataire ne possède pas préalablement de certificat qualifié. L’Autorité de Certification intégrée à Lex Enterprise (Sunnystamp Natural Persons CA) génère en temps réel un certificat conforme au standard ETSI EN 319 411-2 au niveau QCP-n-qscd qui s’appuie sur un moyen d’identification eIDAS au niveau substantiel ou élevé avec face à face.

Depuis août 2023, l’application « Identité Numérique La Poste » du groupe La Poste peut être utilisée comme moyen d’identification électronique pour la signature électronique qualifiée. Cette application permet aux signataires de réaliser des signatures qualifiées à distance conformes au règlement eIDAS.

 

La signature électronique qualifiée à distance proposée par Lex Entreprise

Opter pour la signature électronique qualifiée peut s’avérer complexe et coûteux. C’est pourquoi Lex Entreprise a développé la première solution française souveraine de signature électronique qualifiée eIDAS à distance. Elle bénéficie du plus haut niveau de sécurité juridique et d’une facilité d’usage inédite.

La signature qualifiée à distance développée par Lex Enterprise s’appuie aujourd’hui sur une authentification basée sur l’Identité Numérique La Poste.

Cette authentification permet de délivrer au signataire un certificat qualifié « à la volée », avec une qualification eIDAS de niveau QCP-n-qscd qui indique que la clé privée associée au certificat du signataire est stockée par un dispositif qualifié de création de signature électronique.

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Les avantages de Lex Entreprise pour votre signature électronique qualifiée

Quand les enjeux de sécurité sont élevés, la mise en place d’un processus peut sembler complexe. Et pourtant ! La solution de signature électronique qualifiée Lex Entreprise n’impose pas de choisir entre sécurité juridique et facilité d’utilisation. Au contraire, la plateforme de signature électronique est entièrement personnalisable et facilement configurable. Elle offre ainsi de nombreux avantages en termes d’usage, dont :

  • Une intégration simplifiée aux processus existants grâce à une API puissante et bien documentée, facilitant l’intégration de parcours de signature dans les applications métiers ;
  • La centralisation et suivi facilité de l’ensemble du cycle de vie d’un contrat, de sa conception à sa signature et à son archivage ;
  • La personnalisation des parcours de validation et de signatures, répondant à plusieurs cas d’usages (ressources humaines, achats, formation, juridique, etc.) ;
  • La garantie d’une expérience utilisateur unique, grâce à son ergonomie et ses fonctionnalités adaptées : personnalisation du tableau de bord pour une expérience de signature électronique  adaptée aux besoins spécifiques du signataire et du secteur d’activité ;
  • La gestion optimale des responsabilités et une meilleure vérification des documents, grâce à une traçabilité complète du processus de signature.
  • La garantie du respect de normes élevées en matière de sécurité : qualification ETSI EN 319 411-2 QCP-n-qscd, certification ISO 27001 et HDS, Horodatage qualifié eIDAS EN 319 421. 

 

Et bien sûr, chaque signature opérée avec Lex Entreprise (simple, avancée ou qualifiée) respecte en tout point le cahier des charges défini par le règlement eIDAS.

Ne laissez pas le processus de signature vous ralentir. Optez pour Lex Entreprise et découvrez une manière plus efficace et sécurisée de conclure vos accords en ligne. Vous désirez intégrer une de nos solutions, ou simplement vous renseigner ? Nos experts sont là pour vous répondre.