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Avec l’évolution des pratiques liées aux nouveaux modes de travail (télétravail, mobilité), les usages du parapheur électronique se voient modifiés. Nouveaux fonctionnements et contraintes règlementaires, démocratisation de la signature électronique qui touche aussi bien les élus, les agents que les citoyens.

 

Les attendus d’un parapheur électronique

De manière générale, l’utilisation du parapheur papier tend à disparaître au profit du parapheur électronique. Fini les intercalaires et les notes internes pour expliquer comment signer tel ou tel document. Grâce au parapheur électronique, de nouvelles fonctionnalités émergent et répondent à davantage d’exigences.

 

Un outil complémentaire à la GED

Le parapheur électronique est un outil complémentaire aux solutions de Gestion Électronique de Documents. Il s’inscrit dans la continuité du processus de validation initié par les outils de GED. De plus, le parapheur électronique garantit la traçabilité sur l’ensemble du processus de validation et de signature. Cela permet ainsi la sécurisation du processus de décision.

 

Un changement d’approche

Toutefois, il est important de comprendre que la signature électronique impose un changement d’approche. Celui-ci se traduit par l’utilisation de technologies dont les usages sont encadrés juridiquement. Il s’agit donc en amont de déterminer :

  • Ce qui est à signer et donc de déterminer le niveau de signature requis pour chaque document. Par exemple, le niveau de signature attendu pour une convention entre une ARS et une institution externe est « qualifié ». Alors que pour un « arrêté de mutation d’un agent », le niveau de signature « simple » suffit.
  • Par qui cela doit être signé et sous quelle forme. En effet, l’usage de l’outil « signature électronique » est à réserver aux documents juridiquement engageants. Et aux personnes habilitées à « porter la signature » au nom de l’établissement ou de la collectivité.

Il est important de mener une analyse préalable afin de déterminer différents éléments. Les niveaux de signature, les types de délégation et documents concernés et définir ainsi le périmètre à traiter.

 

Conservation, traçabilité et archivage

Les documents signés via un parapheur électronique doivent être conservés sous format électronique.

Si un système de GED constitue un premier niveau d’archivage, il est nécessaire de le compléter à terme par un système d’archivage électronique. Ou un coffre-fort électronique. Ces outils permettant de conserver la valeur probatoire des documents signés.

Par ailleurs, la sensibilité des données et des informations susceptibles de transiter par ces outils requiert une démarche de contrôle et de traçabilité de haut niveau. Ainsi, le choix de l’outil se doit de répondre à des attendus non seulement fonctionnels et techniques mais également économiques et juridiques.

 

Fonctionnalités et personnalisation

Sur le plan fonctionnel, la solution Lex Enterprise permet aux acteurs publics de personnaliser leur parapheur électronique grâce à des fonctionnalités telles que :

  • La création de parapheurs à partir de modèles prédéfinis ;
  • La personnalisation de l’interface aux couleurs et à la charte graphique de l’établissement ou de la collectivité ;
  • La personnalisation du tableau de bord de l’utilisateur ;
  • La personnalisation des parcours de signature ;
  • La configuration de circuits de validation et de signature sur-mesure (étapes en série, destinataires en parallèle et/ou optionnels au sein d’une même étape) ;
  • Le suivi de la progression des parapheurs ;
  • Le système de notifications par courriel ;
  • La fonction « Commentaires » ;
  • L’indexation des parapheurs grâce à des métadonnées personnalisées ;
  • Le contrôle de la visualisation du contenu (WYSIWYS) ;
  • La configuration des groupes utilisateurs avec définition de rôles et d’autorisations spécifiques ;
  • La possibilité de définir des échéances pour les circuits de validation et de signature ;
  • La possibilité de signer et valider plusieurs parapheurs simultanément ;
  • Le paramétrage de relances automatiques.