4 minutes
Partagez sur :
Grâce à sa simplicité, sa sécurité et son efficacité, la signature électronique permet aux acteurs publics de s’affranchir du papier, libérant ainsi le potentiel d’une administration 100 % digitale, fluide et respectueuse de l’environnement. La preuve avec le Conseil Départemental de l’Hérault qui, depuis l’an dernier, a déployé la solution Lex Enterprise.
La signature électronique ouvre la voie à une multitude d’avantages, allant de la réduction des délais de traitement à la simplification des validations en interne et des démarches pour les citoyens, propulsant ainsi le secteur public vers de nouveaux horizons.
Le Conseil Départemental de l’Hérault, qui réunit près de 5 000 agents sur un vaste territoire d’un million d’habitants, s’est emparé du sujet depuis plusieurs années déjà, et sur deux pans bien précis de son activité :
- La comptabilité : signature des bordereaux des processus financiers
- Le social : signature du dossier unique enfant (DUE) qui est obligatoire lors de l’inscription scolaire mais également pour l’accès à certains services (exemples : activités périscolaires, cantine, etc.).
Cocarde et sécurité
« Pour ces deux usages, nous utilisions le i-Parapheur de Libriciel SCOP, explique Nadine Sommacal, Responsable de l’Unité qualité et sécurité des SI au sein du Conseil Départemental et directrice du projet de déploiement de la signature électronique pour l’ensemble de la collectivité. Or, suite à un audit interne mené en 2020 et remontant les doléances des services utilisateurs, nous avons décidé de nous tourner vers une nouvelle solution, plus en phase avec nos besoins ».
Un sourcing a donc été lancé et le choix s’est porté sur Lex Enterprise, déployé en mode SaaS.
Et plusieurs éléments ont pesé dans la balance, notamment le fait que l’éditeur soit français et les garanties de sécurité mises en avant.
Parapheur électronique : une migration toujours en cours
« Nous avons démarré le déploiement de ce nouvel outil au 3ème trimestre 2021, mais sur deux flux différents de ceux pour lesquels elle avait été choisie : la signature des pièces de passation de marché et la signature des contrats RH », précise Nadine Sommacal. Avec toujours en parallèle, l’utilisation du i-Parapheur de Libriciel SCOP. « Nous avons travaillé depuis sur la migration complète vers le parapheur Lex Enterprise, mais certains documents sont encore signés avec le précédent outil. Cette migration devrait être complète d’ici la fin de l’année ».
Interfacer la signature électronique avec l’ensemble des outils existants
En 2022, un nouveau chef de projet est arrivé et une nouvelle feuille de route a été définie, avec l’ambition d’interfacer Lex Enterprise avec la GED Alfresco utilisée pour l’archivage courant et intermédiaire. « C’est dans notre GED transverse que sont archivés les documents signés et le dossier de preuve associé, précise la responsable. Nous sommes par ailleurs en train de déployer Vitam pour l’archivage définitif et nous nous posons encore beaucoup de questions sur le processus d’archivage en général ».
Lex Enterprise au cœur des flux documentaires
En revanche, c’est une autre solution de GED, en l’occurrence celle d’Efalia, qui est utilisée pour le volet social. À cela, s’ajoute le logiciel Grand Angle pour le volet financier.
Ce qui a nécessité également un interfaçage et un paramétrage avec Lex Enterprise. « Nous espérons disposer d’un parapheur électronique mature d’ici la fin de cette année », indique Nadine Sommacal. « Pour l’heure, 500 cadres du Conseil Départemental sont déjà en mesure de signer de façon électronique. Mais nous souhaitons permettre à tous les agents de pouvoir viser et signer électroniquement, si besoin ».
—
Plus de 65 000 signatures électroniques par an :
« Notre ambition est de pouvoir signer électroniquement l’ensemble de nos flux documentaires. Voilà pourquoi nous travaillons à l’interfaçage avec nos différentes applications métiers », souligne Mme Sommacal. |
Des avantages majeurs
Si les mérites du parapheur et de la signature électronique ne sont plus à vanter, rappelons néanmoins que le déploiement de Lex Enterprise a permis au Conseil Départemental de l’Hérault de gagner énormément de temps dans le traitement et la validation de certains processus, notamment avec la possibilité de signer par lots.
S’ajoutent à cela d’autres bénéfices, comme l’amélioration de la traçabilité documentaire, le fait que le parapheur ne passe plus physiquement de services en services, qu’il puisse être totalement customisé pour offrir une expérience sécurisée et fluide, qu’il permette de travailler à distance sans rupture du circuit de décision et qu’il permet de mettre en place des processus 100% dématérialisés, sans besoin d’impression et de circulation de papier.
La signature électronique gagne du terrain
Le déploiement de la signature électronique au sein du Conseil Départemental de l’Hérault est aujourd’hui toujours en cours, puisqu’après les pièces de passation de marché, ce sont les pièces d’exécution qui pourront prochainement être signées électroniquement.
Par ailleurs, Lex Enterprise a été interfacée avec la plateforme Citizen d’Efalia dédiée à la gestion électronique du courrier.
« Notre ambition est d’avancer de manière significative d’ici la fin de l’année sur le déploiement de la signature électronique et la dématérialisation de nos processus en général », note Nadine Sommacal. Ces projets IT s’inscrivent d’ailleurs dans la démarche zéro papier du Département.
