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Le secteur de l’éducation s’est profondément transformé au cours des dernières années. Répondant à la fois aux attentes des étudiants mais également aux impératifs de productivité des entreprises.
Établissement de formation de renom, Y SCHOOLS a fait le choix il y a plus de 5 ans d’opérer une stratégie de transformation numérique profonde. Passant de la dématérialisation complète de ses parcours d’apprentissages jusqu’au processus de signature électronique de l’ensemble de ses contrats.
Michaël Noblot, Directeur Général Adjoint des Ressources et de la Transition de Y SCHOOLS nous partage son expérience au cours de cette entrevue.
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La transformation numérique, au cœur de la stratégie d’entreprise de Y SCHOOLS
L’écosystème de formation Y SCHOOLS s’est profondément transformé au cours des dernières années. Il a progressivement dématérialisé l’ensemble de ses processus métiers afin de gagner en agilité, performance et efficacité.
« Notre volonté première est de supprimer l’exécution de tâches chronophages à faible valeur ajoutée. Cela permet d’alléger la charge administrative de l’ensemble de nos collaborateurs, étudiants, intervenants etc. » précise Michaël Noblot.
La signature électronique, rouage essentiel de cette transformation
Bien que la dématérialisation ait été effectuée dans sa totalité, Y SCHOOLS a rapidement constaté qu’il manquait une pièce maîtresse du puzzle.
En effet, même si la génération des contrats était entièrement automatisée, ils étaient jusqu’alors signés à la main. Ainsi, les éditeurs devaient les imprimer et les envoyer par courrier postal, tandis que les signataires devaient les réceptionner et les renvoyer signés.
Autant de tâches fastidieuses et coûteuses en papier et affranchissement induisant sans nul doute une rupture du parcours et allongeant considérablement la durée du processus de signature de ses contrats.
« Nous nous sommes rapidement aperçus qu’il nous manquait une étape. Nous avons donc décidé de nous tourner vers une solution de signature électronique pour pallier cela » poursuit Michaël Noblot.
Y SCHOOLS choisit Lex Persona pour signer électroniquement l’ensemble de ses contrats
Fort de ce constat, l’écosystème de formation Y SCHOOLS s’est chargée d’identifier une solution de signature électronique. Elle se devrait d’être fiable, sécurisée, mais surtout facile à intégrer à son logiciel ERP. Elle s’est tournée vers Lex Persona et a intégré en quelques jours seulement la solution Lex Enterprise à son système d’information. Son adoption a été immédiate et le cercle vertueux a été profitable pour tous.
« Nos collaborateurs ont adopté la signature électronique de manière instantanée.
Ils ont très vite constaté le gain de productivité dont ils bénéficiaient et il serait impossible pour eux de revenir en arrière. Quant aux signataires, ils nous en sont reconnaissants puisqu’ils signent en quelques clics seulement. Ils n’ont donc plus à se déplacer pour renvoyer leur contrat signé. » ajoute Michaël Noblot.
Depuis bientôt 2 ans, Y SCHOOLS signe électroniquement la majeure partie de ses contrats (contrats de travail et d’intervenant, conditions générales de formation, conventions de stages, suppléments de diplôme, etc.). Soit 4 000 documents par an.
Depuis septembre 2023, 100% de ses processus administratifs sont signés électroniquement. Depuis cette date, l’ensemble du dossier étudiant est signé électroniquement, soit 6 000 documents par an.
L’intégration de la solution Lex Enterprise à son système d’information a eu de nombreux effets positifs pour Y SCHOOLS.
« Outre l’accélération des processus de signature dont nous avons naturellement bénéficié grâce à la signature électronique, nous avons aussi offert à nos signataires une expérience utilisateur sans rupture de parcours.
Cela leur permet de signer de manière instantanée à n’importe quel moment de la journée. Enfin, l’automatisation de l’archivage des documents nous a permis de réduire considérablement la marge de risque de pertes de ces derniers. Le process est ainsi sécurisé. » complète Michaël Noblot.
