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Tirant les enseignements de la crise sanitaire, Seine-et-Yvelines Numérique a déployé de nouvelles solutions lui permettant d’accélérer la dématérialisation de ses processus. C’est ainsi que l’organisme s’est doté de Lex Enterprise. La solution de parapheur électronique éditée par Lex Persona, désormais ouverte aux adhérents du syndicat numérique.
Rencontre avec Franck-Yves Berenguer, directeur du pôle Dématérialisation et Confiance Numérique de Seine-et-Yvelines Numérique.
En quoi consiste l’activité de Seine-et-Yvelines Numérique ?
Franck-Yves Berenguer : Seine-et-Yvelines Numérique est le regroupement de collectivités locales. Départements, blocs communaux (communes et regroupement de communes) et établissements publics de toute nature pour mieux faire face ensemble aux enjeux du numérique.
Créé en 2016 par le département et les intercommunalités des Yvelines, puis rejoint par le Département des Hauts-de-Seine en 2020, l’opérateur numérique que nous sommes a pour mission de développer et piloter de nouveaux services innovants et mutualisés. C’est-à-dire des solutions pour l’aménagement numérique du territoire, le numérique pour l’éducation et les solidarités, les territoires connectés, la cybersécurité, la dématérialisation ou encore les systèmes d’information.
Il est le premier opérateur public interdépartemental en France à la disposition des collectivités dans le domaine des services numériques.
Les actions du Syndicat s’inscrivent autour des valeurs suivantes :
- garantir une excellence opérationnelle ;
- inscrire nos actions avec une attention particulière « au sens du service, à la qualité de la relation » ;
- s’assurer de la performance de nos actions et de la satisfaction des bénéficiaires ;
- placer l’innovation au cœur de notre développement, y compris dans le modèle économique pour faciliter un accès à un Numérique pour tous.
Quelles ont été les étapes de votre transformation numérique ?
Franck-Yves Berenguer : Le numérique et le développement de ses usages font partie de l’ADN de Seine-et-Yvelines Numérique. C’est pourquoi le syndicat s’est doté d’outils de dématérialisation des processus internes.
La mise en place d’un parapheur électronique apparaissait comme la solution la plus fédératrice.
D’une part, pour combler les besoins du Secrétariat général en termes de diffusion d’informations authentiques et fiables.
D’autre part, pour fournir à la Direction des Ressources Humaines les moyens de dématérialiser certains points marquants de la relation avec les salariés. Comme par exemple la promesse d’embauche ou la campagne d’entretiens annuels. Enfin, le parapheur était le moyen d’échanger des documents fiables avec les prestataires ou les fournisseurs de SYN.
La Direction Métier « Dématérialisation et Confiance Numérique » s’inscrit d’ailleurs dans une démarche générale de transformation numérique de l’administration, de réduction des coûts et de développement durable. Le but est de chercher à faciliter le travail quotidien des élus et des agents afin de disposer d’un accès simplifié et plus étendu à des services dématérialisés.
Dans ce contexte, comment est né le besoin de parapheur électronique dans votre organisation ?
Franck-Yves Berenguer : Le besoin d’un parapheur est devenu prioritaire pour le Syndicat, au regard des conditions sanitaires en 2019/2020, pour fournir les moyens d’échanger de l’information contractuelle avec :
- une capacité à faire signer des utilisateurs externes à notre organisation ;
- une authentification basée sur la saisie d’un code à usage unique (OTP) ;
- un haut niveau de traçabilité ;
- un délai de mise en œuvre rapide.
Fort de cette première expérience, le Syndicat propose désormais une offre de parapheur électronique à destination des adhérents de Seine-et-Yvelines Numérique, dont Lex Persona est l’attributaire.
Ce parapheur électronique est disponible via un contrat de service « SaaS » sur un Cloud Public dont les caractéristiques sont :
- des modules applicatifs sur catalogue (interfaces, des connecteurs, etc.) ;
- un service sous forme d’abonnements annuels (mode SaaS) ;
- être certifié et/ou disposer des labels nécessaires pour exercer cette activité ;
- disposer d’une certification pour le traitement et le stockage des données de Santé (HDS), ou avoir initialisé une démarche en ce sens.
Le périmètre adressable couvre environ 400 collectivités et organismes publics. Une attention particulière a été portée sur l’élaboration de la grille tarifaire. Il fallait prendre en compte le nombre d’habitants dans les collectivités et ainsi faciliter cette transition même pour les collectivités les plus modestement dotées.
Les prestations ne se limitent pas à sa seule fourniture de ce service. Des prestations associées permettent de prendre en compte les spécificités d’un déploiement au sein d’un organisme public ou d’une collectivité.
Quelles fonctionnalités de la solution Lex Enterprise vous ont particulièrement séduites ?
Franck-Yves Berenguer : Les fonctionnalités majeures sont la génération de mot de passe à usage unique (OTP, de l’anglais One-Time Password).
Cela permet de garantir la sécurité des transactions avec des acteurs internes mais aussi externes aux organisations.
L’autre spécificité importante est la capacité d’utilisation de la solution sur tous types de terminaux (PC, tablette, smartphone) sans que l’ergonomie en soit impactée.
Enfin, une grande attention a été portée sur la facilité de création de modèles de documents au sein des parapheurs et la capacité de diffusion. Les points suivants répondaient tout particulièrement à nos exigences :
- Tarification adaptée à l’usage ;
- Simplicité d’usage ;
- Rapidité de mise en œuvre ;
- Capacité à s’interfacer avec des outils tiers.
Avez-vous déjà des adhérents souhaitant prendre part au projet ?
Franck-Yves Berenguer : Non pas à ce jour. Mais la simplification et la modernisation des services publics de l’État va imposer le numérique à l’ensemble des collectivités à terme. Cela deviendra donc une obligation pour tous nos Adhérents de se doter de ce type de solution.
