Partagez sur :

LinkedIn

La signature numérique est une solution qui modernise les processus dans les organisations privées et publiques. De plus en plus d’entre elles ont recours à la signature électronique pour la validation de documents dématérialisés et le recueil des consentements. Lex Persona est présente sur le marché depuis 2005 et s’est imposée comme un acteur majeur du secteur.

 

Intégrer la signature numérique aux processus métiers : la phase préparatoire

La mise en place de la signature électronique doit se concevoir comme un véritable projet informatique.

La recherche d’une solution efficace et sûre pour signer vos documents 

La signature manuscrite traditionnelle est encore très répandue dans le secteur privé et le secteur public. La tâche paraît simple quand une seule signature est requise et que le signataire est physiquement présent dans l’organisation. Pourtant, lorsqu’une signature doit être apposée par plusieurs signataires, la situation se complique. Il en est de même dans le contexte de développement du télétravail.

Ceci entraîne une lenteur de la chaîne de décision, à l’origine de retards qui peuvent être préjudiciables à l’organisation. Dans ce contexte, la solution d’apposer une signature manuscrite sur un document imprimé puis scanné est une pratique répandue. Elle est néanmoins sous-optimale : d’une faible valeur juridique, elle entraîne en outre l’utilisation de consommables (papier, encre).

La question de la sécurité des données se pose également. Les informations, parfois confidentielles, peuvent être erronées, corrompues, égarées ou consultées par des personnes non autorisées. Il est aussi difficile d’identifier le stade de signature du document.

Face à ces difficultés, la signature électronique présente de nombreux atouts :

  •  Elle permet une accélération de la chaîne de décision. La signature par les acteurs concernés peut en effet être simultanée, même si ceux-ci sont éloignés géographiquement. Ils peuvent aussi faire l’objet de relances et les étapes de signatures et de validations peuvent être suivies sur un tableau de bord.
  • La signature électronique est une solution sécurisée nécessitant de nombreuses certifications. Par exemple, la solution Lex Persona est certifiée ISO 27001. Nous sommes tenus de mettre en place une politique de sécurité et de garantir un système de management de la sécurité de l’information (SMSI). Notre solution est également certifiée par l’ANSSI qui exige une politique rigoureuse en matière de cybersécurité.
  •  La signature électronique entraîne une réduction des coûts et une augmentation de la productivité. Elle va dans le sens de la sobriété numérique. Ainsi, elle permet de réduire considérablement les envois par courriels avec des pièces jointes, l’impression de nombreuses pièces justificatives, l’utilisation de scanners, etc.

Les entreprises qui ont mis en place la signature électronique ont un avantage compétitif par rapport à leurs concurrents. Elle accélère la chaîne de décision et améliore l’expérience utilisateur.

 

Quelle solution de signature numérique pour quels documents ?

Lex Persona dispose d’une expertise éprouvée en matière de signature électronique. Nous couvrons à ce titre les trois niveaux de signature prévus par le règlement européen eIDAS.
Avant la mise en place de la solution, il convient de dresser la cartographie des documents à signer et le niveau le plus adapté :

La signature numérique simple

Pour la signature électronique simple, il n’y a pas de vérification de l’identité du signataire. Elle est indiquée pour signer les documents peu risqués. Comme des contrats de travail, des devis et des propositions commerciales, des bons de livraison, etc.

La signature numérique avancée

Ce mode de signature électronique identifie le signataire de manière unique et présente une forte sécurité. Cette catégorie est la plus utilisée en pratique. Elle concerne par exemple la signature de bons de commandes, de souscription à une couverture santé, de mandats SEPA, de compromis de vente immobiliers, etc.

La signature numérique qualifiée

La signature électronique qualifiée nécessite un certificat qualifié de signature électronique. Et la mise en œuvre d’un dispositif de création de signature également qualifié. Selon le Code civil, cette signature a la même force juridique qu’une signature manuscrite. Elle est réservée aux documents les plus sensibles comme les actes d’engagements de marchés publics, les factures électroniques, les contrats d’assurance-vie, les actes sous seing privé, etc.

 

La mise en œuvre de la signature numérique dans les processus métiers

La signature électronique est en plein développement et répond à une demande des clients qui tolèrent de moins en moins les contraintes associées à la signature manuscrite.

Les prérequis techniques et fonctionnels

La signature électronique s’inscrit dans un environnement de plus en plus dématérialisé (objectif du « zéro papier »). Elle apporte un complément à la GED, à l’ERP, au SIRH, etc. Elle est également utilisée dans le processus de dématérialisation de la commande publique.

Pour mettre en place la signature électronique, il vous faut recourir à un outil dédié proposé par un tiers de confiance. Notre solution Lex Enterprise est certifiée et vous garantit le respect des contraintes règlementaires et sécuritaires les plus élevées.

De plus, pour bénéficier pleinement des avantages de la signature électronique, il convient d’en assurer l’intégration automatique dans les différentes applications utilisées. Lex Persona garantit cette interopérabilité par des connecteurs et une API hautement sécurisée et sa certification ISO 27001 et sa CSPN délivrée par l’ANSSI sont des gages importants de sécurité et de pérennité).

Par ailleurs, la mise en place de la signature ne s’improvise pas. Notre solution est d’une utilisation simple et ergonomique.

Pour autant, il convient de prendre en compte son impact sur les processus de travail et assurer une conduite du changement efficace. Nous vous accompagnons dans cette réforme par la mise à disposition de webinaires, d’un centre d’aide, d’un blog et de livres blancs. Nous sommes aussi à votre service pour trouver les solutions adaptées à votre organisation.

Exemples de flux métiers concernés par la signature numérique

Le développement du télétravail et la recherche de solutions dématérialisées efficaces ont boosté le recours à la signature électronique. Elle s’adapte parfaitement aux principaux usages dans de nombreux métiers. Elle tend à se généraliser dans de nombreux secteurs comme la banque, les assurances, l’immobilier, les professions réglementées, etc.

Les types de documents concernés sont également variés :

  • Contrats clients et fournisseurs ;
  • Devis ;
  • Documents RH ;
  • Promesses de vente ;
  • Baux ;
  • Réponse aux appels d’offres…

En matière de commande publique, la dématérialisation a été généralisée au 1er octobre 2018 pour les contrats d’un montant supérieur à 40 000 € HT. Les modalités relatives à la signature électronique ont quant à elles été normées par l’arrêté du 22 mars 2019.

Fiable et sécurisée, la signature numérique fluidifie les échanges avec les fournisseurs, les clients et les collaborateurs. Chez Lex Persona, nous proposons une signature électronique sans limites, adaptée à tous les métiers et à tous les usages.