La signature électronique en entreprise : état des lieux en 2024

En tant qu’éditeur de logiciels spécialisé dans la signature électronique, il était de notre devoir de faire un tour d’horizon de l’usage de la signature électronique en France. C’est chose faite, en partenariat avec YouGov France. 

Le but de cette étude est de vous livrer de précieuses clés de lecture sur : 

• Les besoins actuels des entreprises en matière de signature électronique, 
• Les enjeux du moment auxquels la signature électronique apporte une réponse,  
• Les critères de choix essentiels pour les entreprises pour sélectionner un logiciel de signature électronique, 
• Les principaux obstacles à l’adoption d’un outil de signature électronique par les entreprises. 

Nous espérons que ce panorama des usages et exigences d’entreprises aux profils variés vous éclairera sur cet outil, devenu incontournable pour assurer la sécurité des transactions numériques et documents juridiques, en France ainsi que dans toute l’Union européenne. Nous évoquerons également les atouts de notre outil pour répondre aux défis actuels et aux préoccupations des entreprises.  

 

Méthodologie : 

Menée en partenariat avec l’institut d’études, YouGov France, cette enquête s’est déroulée du 25 janvier 2024 au 1er février 2024.

Elle a été réalisée auprès de 703 décideurs français, incluant des gestionnaires, des fondateurs et des présidents, issus d’entreprises de tailles différentes et de secteurs d’activités variés. 

 

Où en est l’adoption de la signature électronique en France ?

Une adoption généralisée, quelle que soit la taille des entreprises

L’utilisation de la signature électronique s’est largement répandue au sein des entreprises françaises, comme en témoigne notre étude :

• 67 % des décideurs d’entreprises de toutes tailles ont déclaré avoir adopté la signature électronique.

• Parmi ces entreprises, 57 % des TPE, 89 % des PME et 83 % des ETI et GE utilisent une solution de signature électronique.

 

L’adoption de la signature électronique est ainsi déjà bien ancrée au sein des pratiques des entreprises, dans tous les secteurs et toutes les tailles d’entreprise. En termes d’usage, il faut noter qu’elle est principalement utilisée pour les signatures de contrats de travail ou de bons de commandes de faible valeur et donc largement adoptée au sein des services Ressources Humaines et Achat.

 

Une reconnaissance de ses avantages, notamment en termes d’efficacité

Près de 7 décideurs sur 10 reconnaissent l’intérêt de doter leur entreprise d’une solution de signature électronique : 

• 24 % d’entre eux estiment même qu’il est primordial d’en avoir une, 
• Tandis que 44 % pensent qu’elle présente des avantages significatifs.

La raison principale à l’adoption d’un tel outil évoquée à travers l’étude est le gain de temps significatif qu’il procure : 

• Une majorité écrasante (87 %) des décideurs déclare que la signature électronique leur permet d’économiser du temps précieux,

• 44 % affirment économiser plusieurs jours de travail, 

• 29 % disent économiser entre plusieurs heures et un jour,
• 14 % rapportent des économies de moins de deux heures.

Une utilisation fréquente de la signature électronique parmi les décideurs 

La fréquence d’utilisation confirme la tendance à la généralisation de la signature électronique dans les pratiques quotidiennes des entreprises :

• 41 % des décideurs interrogés utilisent cet outil au moins une fois par semaine, voire quotidiennement.
• 49 % l’emploient au moins une fois par mois.

Nous constatons à travers ces chiffres que la signature électronique fait dorénavant partie du quotidien opérationnel des dirigeants. Elle permet une conduite des affaires efficace et économique. 

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🌟 Le + Lex Enterprise  Chez Lex Persona, nous concilions sécurité juridique et simplicité d’utilisation. Notre solution de signature électronique qualifiée à distance, lancée en septembre 2023, est d’ailleurs la première et seule solution souveraine française à respecter les trois niveaux de signature définis par le règlement eIDAS. Contrairement à d’autres solutions sur le marché, nécessitant une vérification d’identité fastidieuse pour chaque signature, Lex Enterprise permet de signer des documents, en quelques clics, grâce à l’identité numérique La Poste, vérifiée une seule fois tous les cinq ans. Cette approche élimine les étapes chronophages et les interruptions qui caractérisent souvent les processus de signature à distance. Avec Lex Enterprise, vous bénéficiez de la plus haute sécurité juridique sans sacrifier la fluidité d’utilisation. Nos clients peuvent choisir librement le niveau de signature électronique le plus adapté à leurs besoins.

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Quels sont les critères prioritaires des entreprises pour choisir une solution de signature électronique ?

Les critères communs à toute taille d’entreprise

Les décideurs appliquent des critères de sélection rigoureux pour s’assurer que la solution de signature électronique choisie réponde parfaitement à leurs besoins. 

Notre étude met en lumière les priorités des dirigeants. Ceux-ci se concentrent principalement sur : 

• La simplicité d’utilisation : ce critère arrive en tête du classement, avec 39 % des dirigeants sondés, soulignant le besoin de solutions intuitives et user friendly.
  Le mot de Lex Persona : « Si la signature électronique est parfois appréhendée comme une solution complexe (si on se fie à la règlementation eIDAS qui fait 42 pages ou au site très détaillé de l’ANSSI), le rôle des éditeurs (nous, par exemple) est justement de tout mettre en place pour masquer cette complexité et faciliter son usage ». 

• La protection de données : 35 % des décideurs en font une priorité absolue, ce qui peut s’expliquer par une réglementation européenne stricte en la matière (RGPD).

• Un outil capable de gérer les différents niveaux de sécurité juridique de la signature électronique est primordial pour 30 % des dirigeants. En effet, la solution doit pouvoir s’adapter au niveau de sécurité juridique requis par les différentes activités de l’entreprise, sans avoir à multiplier les outils.

Les dirigeants interrogés nous ont également fait part d’autres critères importants, mais secondaires par rapport à ceux que nous venons d’évoquer, comprenant : 

• Le coût : 28 % des dirigeants indiquent que le budget reste un facteur clé dans le processus de décision.
• La facilité d’intégration : 25 % des répondants expriment leur besoin que l’outil s’intègre facilement dans les systèmes d’information et applications métiers de leur entreprise. 
• La personnalisation de l’interface : 22 % des dirigeants souhaitent que la solution puisse s’adapter au branding de leur entreprise et permette d’éviter une rupture du parcours utilisateur.  

• La notoriété de la solution : 21 % des décideurs se fondent sur ce critère pour estimer la fiabilité de l’éditeur. 
• L’hébergement des données en France : 20 % des répondants jugent ce critère important, puisqu’il garantit la conformité aux réglementations françaises. 

Notons que ces 4 derniers critères sont plus importants pour les entreprises de plus de 20 salariés. 

 

💡 Le conseil Lex Persona : choisir une plateforme adaptée… et qui s’adapte !

Ces exigences mettent en lumière l’importance de choisir une solution adaptée au fonctionnement de l’entreprise,  qui prend en compte l’organisation des équipes, la gestion des utilisateurs et leurs droits. Pour ça, la facilité de paramétrage est clé. La solution doit également favoriser le choix du niveau de sécurité juridique à mettre en place au regard des multiples cas d’usages d’une entreprise et des risques associés à ses activités. 

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🌟 Le + Lex Enterprise Une plateforme de signature électronique est d’abord une solution au service de la protection de l’entreprise qui fait signer ses clients, ses fournisseurs, ses collaborateurs, ses partenaires, etc. Dans ce contexte, cette protection doit servir à mettre en valeur l’entreprise et non son prestataire de signature électronique. C’est pourquoi Lex Persona fournit à ses clients une plateforme de signature en marque blanche, entièrement personnalisable. Encore mieux : grâce à son API ultra puissante, notre plateforme s’intègre facilement à vos applications métiers. Tous les collaborateurs bénéficient des mêmes fonctionnalités, et vous éviter de multiplier les solutions.

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Les critères spécifiques aux entreprises de plus de 20 salariés

Les entreprises de plus de 20 salariés ont aussi indiqué prendre en compte deux critères supplémentaires.

Une solution On Premise

68 % des dirigeants des entreprises de plus de 20 salariés expriment une nette préférence pour les solutions de signature électronique On Premise plutôt qu’en SaaS. Ces solutions, installées et gérées localement sur les serveurs de l’entreprise, offrent un contrôle accru, une meilleure intégration avec les systèmes internes et une plus grande conformité avec les politiques de sécurité spécifiques à chaque organisation.

Cette préférence souligne l’importance que ces entreprises accordent à la sécurité et la confidentialité de leurs données.

 

Une solution d’un éditeur français

63 % des dirigeants des entreprises de cette taille privilégient une solution de signature électronique française par rapport à une solution internationale. Ce choix reflète une forte demande de souveraineté. Cela permet notamment de garantir une meilleure conformité avec les réglementations françaises et européennes, et de bénéficier d’un support client plus adapté. 

Cette préférence peut aussi s’expliquer par des considérations de sécurité des données et de protection de la vie privée, dont les standards peuvent être plus bas dans d’autres États.

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🌟 Le + Lex Enterprise Lex Enterprise est une solution de signature électronique 100 % française combinant fiabilité, conformité et innovation. Nos centres de données, ainsi que tous nos prestataires, sont basés en France, reflétant notre engagement envers la souveraineté des données et la sécurité. Pour les organisations préférant garder leurs données entièrement sous leur contrôle, notre solution peut être déployée On Premise sur vos serveurs. Ainsi, aucun document signé n’est transmis à Lex Persona.

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Adoption de la signature électronique : quels sont les principaux freins rencontrés par les entreprises ? 

Même si son adoption tend à se généraliser, l’ensemble des entreprises n’est actuellement pas équipé d’un outil de signature électronique. Voici les principaux freins à son adoption mis en lumière par notre étude (et notre réponse pour soulever ces freins) :

 

• Le prix (coût initial, maintenance, mises à jour…) : C’est le premier frein des décideurs (27 % des répondants).

Notre réponse : Contrairement à de nombreuses solutions sur le marché limitant l’accès en fonction du nombre d’utilisateurs et ajustant leurs tarifs en conséquence, Lex Enterprise offre un accès illimité à tous les employés de l’entreprise. Vous choisissez un volume de crédits, décompté au fil de l’usage (selon le volume de documents signés et le type de signature). 

Chaque membre de l’entreprise peut bénéficier de la signature électronique sans coûts additionnels. Cela permet non seulement d’améliorer l’efficacité opérationnelle, mais aussi de renforcer la conformité de l’entreprise, puisque tous les documents importants peuvent être signés électroniquement de manière sécurisée et conforme, que ce soit sur PDF, sur un document structuré (XML) ou binaire (image, vidéo, zip, etc.).

 

• La complexité de mise en œuvre : Pour 15 % des dirigeants, la complexité de l’implémentation de la signature électronique pose problème. 

Notre réponse : notre API (interface de programmation d’application) de type REST, permet de connecter facilement un nouveau service (la plateforme de signature électronique) à votre système d’information, de manière sécurisée et pour assurer une continuité d’usage. La mise en œuvre est ainsi rapide et facile.

 

• Manque de certifications et de qualifications : 8 % des décideurs soulignent un manque de certifications et de qualifications des solutions.  

Notre réponse : c’est souvent la partie la plus technique, mais non moins essentielle, car la sécurité de vos données est en jeu. C’est pourquoi nous prenons ce point très au sérieux :  nous nous conformons aux exigences de sécurité technique, fonctionnelle, organisationnelle et juridique les plus élevées, comme en attestent nos certifications et qualifications. 

 

Lex Enterprise : simplifier l’adoption de la signature électronique en entreprise

Nous avons développé une solution qui répond aux principales préoccupations des décideurs lorsqu’ils choisissent une solution de signature électronique.

Lex Persona s’engage à rendre la signature électronique accessible à toutes les tailles d’entreprises, grâce à une plateforme facile à utiliser et hautement sécurisée. Le but est de soutenir les entreprises dans leur transition vers la digitalisation complète de leurs processus administratifs et contractuels.

Choisir Lex Enterprise, c’est bénéficier de plusieurs avantages significatifs, dont :

• Des économies sur les postes de dépense (en consommables ou coûts d’archivage),
• Une intégration facile à vos systèmes et logiciels grâce à une API gratuite et notre service client, 
• Une expérience utilisateur fluide et intuitive, tant pour les signataires internes que pour les partenaires externes,
• De nombreux labels et certifications (dont ceux imposés par le règlement européen eIDAS).

 

Cette enquête révèle une évolution significative des pratiques et des attitudes des entreprises françaises face aux solutions de signature électronique.

Dans un contexte de digitalisation accrue des entreprises françaises, l’essor de l’utilisation de la signature électronique témoigne de sa pertinence, tant opérationnelle que stratégique. 

Selon François Devoret, fondateur de Lex Persona, « la signature électronique est promise à un bel avenir car deux tendances de fonds vont renforcer et développer ses usages : la règlementation, qui vise à davantage responsabiliser les entreprises et les citoyens dans les démarches administratives, citoyennes et commerciales et la lutte contre la fraude, l’usurpation d’identité, et la cybercriminalité qui vont devoir se renforcer au fur et à mesure que la transformation digitale de la société continuera de se développer. »

Et pour que toutes les entreprises soient convaincues, il nous incombe de dissiper les inquiétudes, en veillant à ce que les solutions développées répondent précisément aux besoins spécifiques de chaque marché. Notre objectif est de garantir que chaque entreprise puisse tirer le meilleur parti des avantages de la signature électronique, et ce quelle que soit sa taille.

Pour un panorama complet et synthétique de notre étude, retrouvez l’ensemble des chiffres clés dans notre infographie dédiée.

 

👉 Télécharger l’infographie complète