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3 lettres dictent la plupart des gestions documentaires en entreprise : PDF. Contrat de travail, facture, bon de commande… C’est le format universel par excellence, le plus pratique aussi : contrairement à un document Word, il se focalise sur la présentation du document. En plus d’avoir le même aspect que l’original, les PDF peuvent être consultés par tout le monde, sans contrainte d’outils et s’affichent également de la même manière sur tous les appareils (smartphone, tablette ou ordinateur). 

Pas de surprise donc, si l’on vous dit que c’est le format le plus utilisé par les entreprises, toute taille confondue. D’autant plus dans un contexte de digitalisation des échanges : c’est souvent au format PDF que l’on vous demande de signer tel ou tel document. Si les logiciels de lecture de PDF comme Acrobat offrent des fonctionnalités de base, ils sont plus limités lorsqu’il s’agit de répondre aux besoins avancés en matière de signature électronique.  

Dans cet article, on prêche pour notre paroisse, mais avec une conviction bel et bien objective : les logiciels de signature électronique vous permettent de signer vos PDFs facilement, tout en vous offrant une sécurité et une conformité juridique garanties. On vous explique pourquoi et comment signer électroniquement un document PDF ?

Quels types de documents PDF peut-on signer électroniquement ?

La majorité des documents PDF, contrat en ligne, devis, propositions commerciales, promesses de vente, factures… peuvent être signés électroniquement. La signature électronique d’un document PDF offre une solution à la fois pratique et légale dans une multitude de situations professionnelles (contrat de partenariat, NDA…) et personnelles (achat immobilier, papiers administratifs…). 

Pour garantir l’intégrité et la légalité des documents PDF signés électroniquement, il est crucial de s’assurer qu’ils soient non modifiables et de miser sur un tiers de confiance, conformément à la règlementation eIDAS européenne. Les fichiers PDF maintiennent la cohérence du texte avec sa mise en page, ses polices et les images de manière parfaite, mais ils sont toujours aisément modifiables à l’aide de quantité de logiciels disponibles sur le marché : seul un procédé de signature électronique permet d’en garantir l’intégrité de manière sécurisée et durable. 

 

💡Comment se prémunir de la falsification de document ?

L’utilisation de la signature électronique et du cachet électronique est la clé pour se protéger contre les risques de falsification de documents. Ces outils numériques doivent être un premier réflexe : ils sécurisent vos échanges de documents en garantissant leur authenticité et leur intégrité, contribuant ainsi à la protection de votre réputation professionnelle. Ils offrent une vérification de l’origine des documents, vous permettant de déceler facilement les tentatives de fraude.

Quels sont les principaux avantages de la signature électronique pour signer un doc PDF ?

L’adoption de la signature électronique transforme la manière dont les documents sont signés et gérés, apportant des avantages considérables pour votre entreprise :

  • Gain de temps : Les processus de signature sont accélérés, éliminant les étapes d’impression, de signature manuelle, de numérisation et d’envoi (par la poste ou par mail). 
  • Sécurité renforcée : Selon le niveau de sécurité choisi de la signature électronique, l’authenticité des signatures et l’intégrité du document sont toutes deux garanties, réduisant le risque de falsification.
  • Validité juridique : Les signatures électroniques sont reconnues et encadrées légalement par le droit européen et français. La signature électronique qualifiée présente exactement la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.  
  • Respect de l’environnement : La réduction de la consommation de papier et d’encre contribue à diminuer votre impact environnemental

Signer un document PDF sans logiciel dédié : une pratique… pas toujours pratique !

Les outils PDF classiques, tels qu’Adobe Acrobat, peuvent manquer de fonctionnalités avancées pour une authentification et une sécurisation efficaces des signatures. Ils ne disposent pas toujours des fonctionnalités nécessaires pour garantir : 

  • Une vérification robuste de l’identité du signataire, ce qui peut entraîner des risques de fraude et de falsification.
  • La sécurité des documents signés, puisque ces outils traditionnels n’assurent pas systématiquement l’intégrité des données une fois le document signé. La fonction de signature simple qui permet de mettre sa griffe et / ou son tampon n’offre, par exemple, aucune sécurité. Dans ce cas, le contenu du document peut être facilement altéré, même après signature. 

Ces limitations soulignent l’importance de choisir des solutions de signature électronique avancées qui offrent des mesures de sécurité et d’authentification fortes, conformément aux normes de sécurité définis par le règlement eIDAS. Il est important d’adapter le niveau de sécurité en fonction du niveau de risque de vos documents. 

💡Il existe 3 niveaux de signature conformément au règlement européen eIDAS :

  • Simple : identification basique sans vérification approfondie.
  • Avancé : authentification du signataire plus robuste.
  • Qualifié : plus haut degré de sécurité et de conformité légale.

Comment apposer sa signature électronique sur un document PDF avec un logiciel dédié ? 

Pour insérer une signature électronique sur un document PDF, utilisez une solution de signature électronique en  choisissant le bon prestataire. Cette méthode assure une signature rapide, facile et sécurisée et se met en place facilement.

Voici pas à pas les étapes à suivre avec Lex Enterprise.

Comment créer une signature électronique ? Côté utilisateur 

  • Connectez-vous à votre compte Lex Enterprise ;
  • Cliquez sur « nouveau parapheur » dans le tableau de bord ;
  • Téléversez votre document PDF ;
  • Déterminez les zones de signature et ajoutez les signataires via leur fiche contact ou leur fiche utilisateur, ou bien créez celle-ci à la volée ; 
  • Cliquez sur « Démarrer » pour envoyer automatiquement au(x) signataire(s) un email avec un lien vers le document à signer.

Comment signer électroniquement PDF ? Côté signataire

Tout est fait pour faciliter la vie du signataire qui n’a plus qu’à : 

  • Ouvrir sa boîte mail et cliquer sur l’invitation à signer de Lex Persona (qui est personnalisable afin qu’il soit « brandé » avec votre nom et vos couleurs d’entreprise) ; 
  • Cliquer sur le lien figurant dans le mail ;
  • Visualiser le(s) document(s) à signer ;
  • Signer électroniquement dans la zone indiquée du ou des document(s) ;
  • Enfin, valider pour que le document soit automatiquement signé et l’expéditeur notifié.

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 Conclusion

Avec Lex Enterprise, dites adieu aux procédures compliquées d’impression, de signature manuelle, de numérisation et aux soucis de légalité des signatures. 

Le sérieux de notre démarche et de notre outil vous offre de solides garanties : 

Les bénéfices de Lex Enterprise
La sécurité de vos documents et la validité de vos signatures Tous les niveaux de sécurité sont couverts pour répondre aux besoins des professionnels et des entreprises, y compris le cloisonnement des données, l’authentification multi-facteurs, et la conformité aux réglementations (eIDAS, RGPD, etc.).
Une expertise appuyée par des certifications et labels solides Lex Persona est une entreprise française indépendante certifiée ISO 27001:2017 et HDS (Hébergeur de Données de Santé à caractère personnel), Labellisée FnTC CEV génération & vérification, Qualifiée eIDAS ETSI EN 319 421 pour l’horodatage, Certifiée ETSI EN 319 411-1 LCP et Qualifiée eIDAS ETSI EN 319 411-2 QCP-n-qscd pour la délivrance de certificats de signature électronique.
Une intégration facile Grâce à son API et aux nombreux connecteurs disponibles, connectez Lex Enterprise avec tous vos systèmes et logiciels, rendant l’adoption de notre signature électronique aisée.

 

Testez par vous-même la facilité de signature d’un document PDF avec Lex Enterprise. Réservez votre démonstration gratuite dès maintenant.