Simplifiez votre processus de signature des documents Word

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Que celui ou celle qui n’a pas déjà tapé « signer un doc Word » dans la barre de recherche Google lève la main ! Vous êtes nombreux et c’est sans surprise, puisque Word est un pilier de la documentation numérique, en entreprise notamment.

Ainsi, il n’est pas rare de retrouver dans ses mails des pièces jointes pour signature, souvent sous PDF ou Word… Charge ensuite à la personne qui envoie le document de s’assurer du suivi de la signature et à celui qui le reçoit, de signer en bonne et due forme. La procédure est habituelle et répandue, mais peut s’avérer chronophage et source de potentielles erreurs, d’autant plus à l’heure où chaque entreprise brasse un nombre considérable de documents, aux enjeux distincts.

Alors comment signer ou faire signer efficacement, simplement et de façon sécurisée tous vos documents d’entreprise traités sous Word ? On vous explique les bons réflexes.

Word : un outil incontournable dans le monde professionnel

Vous ne direz sûrement pas le contraire : Microsoft Word s’est établi comme l’outil par excellence du traitement de texte dans le milieu professionnel. Son adoption universelle par des organisations de toute envergure souligne non seulement son accessibilité, mais aussi sa capacité à répondre à une multitude de besoins documentaires.

💡 À noter :

Word peut à la fois désigner un outil (le logiciel) et un format (généralement .docx dans sa dernière version) :

L’outil Word : Il offre une panoplie de fonctionnalités avancées pour l’édition, la mise en page et la révision de contenus.
Le format Word : C’est un format standardisé pour le partage et la conservation des documents numériques, facilitant ainsi l’interopérabilité entre les différents utilisateurs et systèmes. Ce format offre ainsi une fluidité dans les échanges professionnels.

Les types de documents rédigés et pouvant être signés électroniquement sous Word sont variés et incluent, entre autres :

Les contrats de travail,
Les contrats de partenariat,
Les propositions commerciales et devis,
Les bilans et rapports annuels,
Les politiques internes d’entreprise,
Etc.

Chaque type de document a des implications spécifiques, qu’elles soient de nature juridique, contractuelle, ou financière, exigeant ainsi une attention particulière dans le choix du mode de signature. Cette décision doit être prise avec discernement pour garantir la validité et la conformité du document signé.

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💡 Les 4 niveaux de signature électronique

Le règlement européen eIDAS prévoit plusieurs niveaux de sécurité pour la signature électronique :

Simple, pour les documents aux contraintes règlementaires et enjeux financiers faibles (documents internes à l’entreprise, commandes de faible valeur…).
Avancé, pour les documents aux contraintes règlementaires et enjeux financiers modérés (contrat de travail, compromis de vente…).
Avancé reposant sur un certificat qualifié, spécifiquement dédié aux services publics.
Qualifié, pour les documents aux contraintes règlementaires et enjeux financiers élevés (contrats d’assurance-vie, marchés publics…)

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Sur Word, tous ces niveaux de signature électronique peuvent être utilisés, mais cela impose de respecter plusieurs conditions parfois contraignantes, qui font pencher la balance vers un outil de signature dédié.

La signature électronique Word en pratique

Les limites d’usage de l’outil Word pour signer électroniquement ses documents

L’utilisation de Word pour la signature électronique est possible, mais présente plusieurs inconvénients, à différents égards :

Gestion des documents : Gérer des fichiers distincts vous oblige à réaliser une classification rigoureuse. En plus, les documents doivent être envoyés par e-mail pour signature, ce qui rend le suivi plus chronophage et allonge le processus.
Accessibilité de l’outil : Utiliser Word impose aux signataires de posséder une licence pour ouvrir le fichier. Ce prérequis peut être restrictif, car tous les signataires potentiels n’ont pas accès à Word.
Validité juridique de l’imprimé/scanné : Lorsqu’un document Word est imprimé, signé manuellement puis scanné, cette signature n’est pas une signature électronique aux yeux du code civil français. En effet, ce processus ne permet pas de garantir l’intégrité du document. Autrement dit, il n’y a aucune garantie que le contenu du document n’a pas été altéré ou modifié après sa signature. Cette méthode, bien que largement répandue, ne satisfait pas non plus les critères d’une signature simple selon le règlement eIDAS.
Un processus exigeant pour la signature qualifiée : L’intégration d’une signature électronique qualifiée via Word requiert l’acquisition d’un certificat électronique qualifié au préalable, stocké sur un support cryptographique. Cette exigence peut s’avérer être un processus complexe et onéreux à mettre en place.

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💡 Le certificat numérique sur support cryptographique : qu’est-ce que c’est ?
Le certificat numérique sur support cryptographique est un certificat numérique sécurisé associant des informations d’identification à une paire de clés cryptographiques (une clé publique et une clé privée), stockées sur un dispositif matériel sécurisé. Ce certificat, c’est schématiquement une carte d’identité numérique, permettant d’authentifier l’identité du signataire dans un processus de signature électronique. Il sert à prouver la validité, la fiabilité et le niveau de sécurité de la signature électronique.

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Signer et faire signer un document Word via un logiciel dédié

Pour une gestion plus efficace de vos signatures électroniques, opter pour un outil dédié est LA solution. En pratique, avec Lex Entreprise, c’est très simple :

Faire signer un document Word

Connectez-vous sur votre compte Lex Enterprise ;
Une fois sur le tableau de bord, cliquez sur « nouveau parapheur » ;
Téléversez votre document Word à signer ;
Lex Enterprise se charge de convertir automatiquement votre fichier Word au format PDF/A pour vous simplifier la tâche ;
Indiquez les zones où il faut signer ;
Ajoutez les signataires ;
Appuyez sur « Enregistrer » pour qu’un mail contenant une adresse URL vers le fichier à signer soit envoyé.

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💡 Pourquoi convertir le fichier au format PDF/A ?

Pour assurer la lisibilité (n’oublions pas que PDF signifie « Portable Document Format ») et la stabilité sémantique (grâce au format « /A » du PDF) dans le temps et dans tous les environnements, des documents signés électroniquement, il est crucial de convertir les fichiers Word en format PDF/A avant la signature. Cette étape est essentielle car, contrairement aux documents Word qui peuvent contenir des macros où des polices propres au logiciel, les fichiers PDF/A restent lisibles et stables au cours du temps. Cela est crucial pour les documents juridiques et officiels dont le contenu doit être incontestable.

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Signer un document Word côté signataire

Avec Lex Enterprise, le processus est simple et rapide pour le destinataire qui :

Reçoit un mail contenant le lien qui le redirige vers le document à signer ;
Appose sa signature électronique, dans les zones indiquées ;
Une fois signé, n’a pas besoin de transmettre le document signé, puisque cela se fait automatiquement grâce à l’outil !

Les avantages d’un outil de signature électronique Word comme Lex Enterprise

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L’adoption de Lex Enterprise comme solution de signature électronique pour les documents Word offre une multitude d’avantages aux entreprises, contribuant à optimiser leurs processus documentaires :

Une gestion de tous les niveaux de sécurité en quelques clics : Vous pouvez gérer les différents niveaux de signature électronique, du simple au qualifié, conformément au règlement eIDAS. Cette facilité d’accès à différents niveaux de sécurité permet aux entreprises de protéger tous leurs documents signés avec le niveau de sécurité adéquat, et ce grâce à un seul outil.
Des documents Word signés sans erreur et plus rapidement : Vous éliminez les erreurs courantes associées au processus de signature manuelle (oublis sur certains documents, signatures mal placées, etc.). En automatisant et en guidant le processus de signature, Lex Enterprise assure que tous les documents sont signés correctement et dans les délais, accélérant considérablement les cycles de validation des documents.
Une gestion du suivi plus simple et efficace : Le suivi des documents à signer est simplifié grâce à un tableau de bord centralisé, où les utilisateurs peuvent voir le statut de chaque document en temps réel. Cela permet une gestion plus efficace des workflows ou circuits de signature et évite les retards dans les processus d’approbation.
Les documents signés sont centralisés et accessibles à distance : Tous les documents signés sont stockés de manière sécurisée et centralisée sur la plateforme Lex Enterprise, facilitant leur accès et leur gestion. Que les utilisateurs soient au bureau ou en déplacement, ils peuvent facilement retrouver et accéder aux documents signés dès lors qu’ils ont une connexion internet.
Une meilleure expérience utilisateur pour le destinataire : Lex Enterprise est conçu pour offrir une expérience utilisateur fluide et intuitive, tant pour les signataires internes que pour les partenaires externes. Les destinataires reçoivent des invitations claires à signer les documents et peuvent compléter leur signature en quelques clics, sans nécessiter de formation préalable sur l’outil.

Conclusion

Finies les étapes fastidieuses d’impression, de signature manuelle et de numérisation !

Voyez par vous-même et réservez une démonstration gratuite dès maintenant.

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Les bénéfices Lex Enterprise
La sécurité de vos documents et la validité de vos signatures	Tous les niveaux de sécurité sont couverts pour répondre aux besoins des professionnels et des entreprises, y compris le cloisonnement des données, l’authentification multi-facteurs, et la conformité aux réglementations (eIDAS, RGPD, etc.).
Une expertise appuyée par des certifications et labels solides	Lex Persona est une entreprise française indépendante certifiée ISO 27001:2017 et HDS (Hébergeur de Données de Santé à caractère personnel), Labellisée FnTC CEV génération & vérification, Qualifiée eIDAS ETSI EN 319 421 pour l’horodatage, Certifiée ETSI EN 319 411-1 LCP et Qualifiée eIDAS ETSI EN 319 411-2 QCP-n-qscd pour la délivrance de certificats de signature électronique.
Une intégration facile	Grâce à son API et aux nombreux connecteurs disponibles, connectez Lex Enterprise avec tous vos systèmes et logiciels, rendant l’adoption de notre signature électronique aisée.