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On le répète parce que c’est incontournable : la pandémie de covid-19 et l’essor du télétravail ont positionné la signature électronique comme un précieux outil dans le monde des affaires. Et, si tant d’entreprises l’adoptent, c’est qu’il y a forcément de bonnes raisons ! Gain de temps, meilleure gestion documentaire, fluidité des échanges… En d’autres mots : simplicité. Et si vous pensez que simplicité et sécurité ne sont pas compatibles, Lex Enterprise vous prouve le contraire. Notre outil de signature électronique s’adapte aux besoins spécifiques de tous les métiers de votre entreprise, vous permettant de tirer pleinement profit des avantages de la signature électronique.
La signature électronique : définition
De quoi parle-t-on, exactement ? La signature électronique peut être apposée grâce à un outil permettant de signer des documents en ligne. C’est une alternative à la signature manuscrite qui, lorsqu’elle est accompagnée d’un certificat numérique, peut permettre de :
- Authentifier l’identité des signataires ;
- Garantir l’intégrité des documents numériques.
Aujourd’hui, la signature électronique est couramment utilisée dans les entreprises pour signer de nombreux documents : contrats de travail, accords commerciaux, factures, bons de commande, contrats de vente, de partenariat, etc.
Mais attention, vous devez veiller à choisir le bon niveau de sécurité de signature électronique tel que défini par le règlement européen eIDAS (simple, avancé, avancé reposant sur un certificat de signature électronique qualifié, qualifié) en fonction du niveau de risque de votre acte juridique.
Bon à savoir : Seule la signature électronique qualifiée vous garantit une valeur juridique équivalente à la signature manuscrite.
Une fois ces notions maîtrisées, une question reste : quels sont les avantages de la signature électronique, pour l’entreprise ? Qu’ils soient liés à la signature en tant que tel ou à l’outil, on en compte 5 qui font vraiment la différence.
Les 5 avantages de la signature numérique
Sécurité et lutte contre la fraude
La signature électronique est également importante pour garantir la sécurité juridique de votre entreprise, en vous offrant :
- Une valeur légale reconnue, équivalente à une signature manuscrite dans le cas d’une signature électronique qualifiée.
- Selon le niveau de sécurité utilisé, la garantie de l’identité des signataires et que les documents signés n’ont pas été altérés, contribuant ainsi à prévenir la fraude et la falsification.
Si la signature utilisée est dite qualifiée, elle garantit l’identité du signataire et la non-répudiation de la signature. Dit autrement, le signataire ne peut nier avoir signé. Par exemple, un élu fait signer un document lié à un marché public à sa secrétaire avec sa clé. La signature sera considérée comme étant celle de l’élu puisqu’il s’est engagé, en signant les CGU de l’outil de signature, à ne pas divulguer son code secret.
Augmentation du nombre de documents signés
Les documents juridiques sont signés beaucoup plus rapidement par vos clients, prestataires ou encore partenaires pour plusieurs raisons :
- Avec la signature électronique, fini le cycle fastidieux et chronophage que vous connaissez bien : impression, signer, scanner, pièce jointe, envoyer… La signature électronique simplifie la vie aussi bien pour celui qui fait signer que pour le signataire.
- Si votre outil de signature électronique s’intègre complètement à votre système d’information, vous pouvez dire au revoir au traitement manuel des informations du document signé. L’archivage et la saisie des informations collectées (exemples : date de signature, de fin du contrat, de tacite reconduction, de livraison, etc.) se font automatiquement.
- Le nombre de documents signés sans erreur et plus rapidement augmente grâce à l’automatisation du processus de signature. Pourquoi ? Simplement parce qu’il est beaucoup plus simple et rapide de signer pour le signataire. Il n’a plus qu’à apposer sa signature là où c’est indiqué.
- Vous évitez les problèmes pratiques liés aux délais postaux (notamment en cas de grève), les bourrages de papier, les saturations du réseau… retardant, voire empêchant, la signature de vos documents.
Bon à savoir : La réduction du temps de traitement des documents dépend du niveau d’intégration de l’outil de signature électronique. Si vous souhaitez faire gagner du temps aussi à celui qui envoie, vous devez prendre un outil permettant une automatisation globale de vos processus de signature via des API.
Accessibilité et centralisation des documents signés
Grâce à un outil de signature électronique, tous les documents signés avec celui-ci sont :
- Centralisés : tous vos documents signés (factures, bons de commande, contrats, etc.) sont stockés sur une seule plateforme.
- Accessibles à distance : contrairement à un document signé sur papier, vous pouvez y accéder de n’importe où, que vous soyez en télétravail ou au bureau, via un ordinateur ou un smartphone.
Amélioration de l’expérience utilisateur pour le signataire
- Le signataire bénéficie d’un parcours de signature intuitif et clairement balisé. Un e-mail contenant un lien l’emmène directement vers le document à signer. La zone où apposer sa signature y est clairement indiquée.
- Cette procédure structurée améliore l’image de l’entreprise, reflétant efficacité et modernité auprès de ses clients.
Réduction de l’impact environnemental
La signature électronique offre une alternative plus écologique que la signature manuscrite puisqu’elle :
- Pèse moins lourd qu’un document scanné et signé. Supprimer les opérations chronophages et coûteuses (envois de courriels avec de lourdes pièces jointes à imprimer, signer, scanner, voire poster) sera bénéfique pour votre entreprise et pour la planète.
- Nécessite moins de matériels polluants : papier, imprimante, toner de l’imprimante, poids énorme des documents et des photos prises sur smartphone, acheminement via La Poste, etc.
- Réduit l’empreinte carbone : cela peut contribuer au développement de votre politique RSE.
La solution Lex Enterprise : un outil de signature polyvalent et adaptable
Lex Enterprise vérifie tous les avantages que nous venons de passer en revue… Mais se démarque en vous offrant des avantages supplémentaires :
- Une prise en main facile : La solution Lex Enterprise est conçue pour une prise en main simple et rapide, permettant d’accroître votre productivité.
- Une API performante : Notre API gratuite permet de décupler la productivité en automatisant des processus comme le paramétrage des zones de signature.
- Une personnalisation : Nous offrons une personnalisation complète de notre outil de signature. Vos clients, partenaires ou encore fournisseurs ont l’impression de signer sur la plateforme de votre entreprise, renforçant ainsi leur confiance puisqu’il n’y a aucune rupture de parcours.
- Une intégration à vos systèmes d’information : Lex Enterprise s’intègre facilement à votre système d’information existant, s’adaptant aux usages spécifiques de votre entreprise ainsi qu’à ses différents métiers.
- Une fluidification des process : Vous pouvez créer des parcours de signatures, accélérer l’édition de vos parapheurs grâce à des modèles prédéfinis, suivre leur avancement grâce à un tableau de bord, paramétrer des relances automatiques, mais aussi valider, faire signer vos documents et les télécharger directement depuis Lex Enterprise.
- Une gestion de tous les niveaux de sécurité en quelques clics : Lex Enterprise couvre les trois niveaux de signature prévus par le règlement eIDAS (simple, avancé et qualifié). Chaque niveau de signature offre un degré de sécurité juridique différent, en fonction des contraintes règlementaires et des enjeux financiers associés à vos documents à signer. Quand les enjeux de sécurité sont élevés, la signature qualifiée s’impose mais s’avère traditionnellement complexe à mettre en place. Lex Persona est parvenu à faire sauter le verrou de cette complexité en lançant une solution de signature électronique qualifiée à distance permettant de bénéficier du plus haut niveau de sécurité juridique, avec la même facilité d’usage que les signatures électroniques de niveaux simple ou avancée. En d’autres termes : plus besoin de choisir entre sécurité juridique et facilité d’utilisation.
- Une tarification adaptée : Notre tarification est basée sur le volume de documents signés électroniquement. Accessible à tous les services de l’entreprise, la signature électronique devient un outil pour tous vos collaborateurs ; le nombre d’utilisateurs est d’ailleurs illimité. Vous payez ainsi uniquement en fonction de vos besoins réels en crédits de signature.
Lex Enterprise se distingue ainsi par sa facilité d’utilisation, sa personnalisation et son intégration complète aux systèmes d’information existants. Notre outil s’adapte à l’ensemble de vos métiers (RH, commerciaux, marketing, etc.) et usages, vous permettant de tirer pleinement parti des bénéfices de la signature électronique.
