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Dans le sillage de la signature électronique, le cachetage électronique s’impose progressivement dans le monde des affaires. 

Exit le tampon encreur traditionnel, place à une solution numérique simple et sécurisée. Gadget ou must have ? À vous d’en juger ! Nous avons rédigé cet article pour vous éclairer sur son utilité et vous donner toutes les clés pour que vous puissiez déterminer si cet outil est adapté à votre entreprise et vos pratiques.

 

Qu’est-ce que le cachetage électronique ?

Cachetage électronique : définition et cadre juridique

Le cachetage électronique est défini par l’article 3.25 du règlement eIDAS.
Pour faire simple : 

  • C’est une version dématérialisée du tampon d’entreprise, garantissant l’authenticité et l’intégrité des documents numériques. 
  • Il est destiné aux personnes morales (entreprises, institutions, organisations…).
  • Son intérêt majeur est sa capacité à cacheter électroniquement un gros volume de documents. Là où le tampon traditionnel doit être apposé manuellement sur chaque document).

Définition du cachetage de l'entreprise

 

Quelle différence entre cachetage électronique et tampon d’entreprise ?

Il existe des différences importantes en matière de méthodes de sécurisation : 

  • Cachetage électronique : basé sur une méthode numérique, il garantit l’authentification d’une personne morale et l’intégrité d’un document électronique.
  • Tampon d’entreprise : apposé via une méthode manuelle d’authentification, il est sujet aux risques de falsification (un tampon encreur est facilement copiable et modifiable !). 

Le cachet électronique offre donc une plus grande sécurité juridique que le tampon traditionnel.

Différence entre le cachetage électronique et le cachet de l'entreprise

 

Comment fonctionne le cachetage électronique ?

Chaque entité possède son propre certificat électronique permettant de garantir l’authenticité du document (la personne morale titulaire du certificat). Pour cacheter électroniquement un document, la personne morale doit utiliser une clé privée, qui lui est propre.

Toute modification apportée au document post-cachetage est détectable. Le signataire peut le vérifier grâce à une clé publique, propre au certificat de la personne morale. Si le cachet est validé avec la clé publique, cela confirme que le document n’a pas été altéré entre-temps.

Le cachetage électronique peut être entièrement automatisé, manuel ou combiner les deux méthodes. Vous pouvez, par exemple, automatiser le cachetage de vos bulletins de paie. Mais il peut être préférable de continuer à cacheter manuellement vos NDA (surtout, s’ils dévoilent un savoir-faire, une stratégie marketing, un code source, etc.).

 

Quelle est la valeur juridique d’un cachetage électronique ?

Les différents niveaux de sécurité de cachet électronique

Le règlement européen eIDAS établit trois niveaux de sécurité pour le cachetage électronique : simple, avancé et qualifié. Chacun de ces niveaux offre un degré de sécurité et d’authenticité différent, qui s’adaptent à différents besoins.

Le niveau de sécurité d’un cachet électronique dépend du type de certificat numérique associé.

 

Quand associer signature électronique et cachet électronique ?

Prenons l’exemple d’un contrat de travail pour illustrer comment cachetage et signature électronique peuvent être associés : 

  • Origine du contrat : Le cachet électronique assure à la nouvelle recrue que le contrat provient bien de l’entreprise qui l’embauche.
  • Intégrité du contrat : Le cachet électronique permet à l’entreprise de s’assurer que le contrat n’a pas été modifié avant d’être signé (par exemple, augmentation du salaire).
  • Identification du signataire : La signature électronique garantit l’identité du signataire. 

Bon à savoir : Plus le document est sensible (par exemple, une société dévoile le code source, au cœur de son produit, à un développeur freelance). Plus il est recommandé de coupler cachetage et signature électroniques pour une sécurité optimale.

 

Pour quels documents utiliser un cachetage électronique ?

Le cachetage électronique peut être utilisé pour de nombreux documents au sein des entreprises :

  • RH : Bulletins de paie.
  • Achats : Politique SSI, politique RSE.
  • Marketing et Ventes : CGV, documentation commerciale et marketing, tarifs, catalogues, fiches produits, factures.
  • Administration et Finance : Rapports financiers, documents de propriété intellectuelle.
  • Éducation : Attestations de contribution à la vie étudiante, relevés de notes.
  • Industrie : Documentation technique, modes d’emploi, certificats de conformité, rapports.
  • Immobilier : Certifications d’agent immobilier.
  • Banque : RIB, relevés de compte, échéanciers de paiement.
  • Juridique : Notes d’honoraires, notes explicatives, politiques de confidentialité.

quels documents cacheter électroniquement avec le cachet d'entreprise ?

 

Comment choisir un outil de cachetage électronique ?

En amont : identifier les besoins règlementaires spécifiques de votre entreprise

Le but est de déterminer le type de certificat à utiliser en fonction de vos besoins spécifiques​​, par exemple : 

  • Dématérialisation fiscale des factures ;
  • Copie fiscale des factures ;
  • Copie fiable ;
  • SYLAE (contrats aidés) ;
  • Autres exigences règlementaires spécifiques.

Considérez également les autres besoins de votre entreprise :

  • Cachetage de documents externes (plaquettes, fiches produits, CGU, documents techniques, etc.) ;
  • Cachetage de documents internes (circulaires, règlement intérieur, charte, etc.).

Lex Persona vous accompagne dans le choix de la solution de cachetage adéquate pour vos besoins fonctionnels et règlementaires.

 

Expliquer le contexte informatique de votre entreprise

Détailler le contexte informatique de votre société permettra au prestataire de déterminer l’architecture qui correspond le mieux à votre entreprise. Lex Persona vous oriente vers le choix d’un certificat de personne morale adapté à vos exigences organisationnelles et règlementaires.

 

Se faire accompagner par un prestataire de cachetage électronique

Après avoir appréhendé votre processus métier, le prestataire peut vous orienter vers le produit le plus adapté. Lex Persona définit une architecture d’exploitation adaptée à votre politique de sécurité et à la volumétrie des données à signer.

Mais aussi de nombreux autres avantages dont nous sommes fiers :

  • Flexibilité architecturale : notre offre existe en full SaaS ET en hybride (On premise like), contrairement aux offres concurrentes. Notre solution divise le processus de cachetage électronique en deux phases. Le calcul de l’empreinte du document est réalisé chez le client, assurant la confidentialité des documents. Tandis que le chiffrement de cette empreinte est effectué par Lex Persona. Cette approche nous permet de gérer la complexité liée à l’hébergement du certificat sur des serveurs cryptographiques spécialisés pour le chiffrement de l’empreinte.
  • Un cachetage adaptable : Lex Persona offre un ensemble de logiciels, conçus pour intégrer le cachetage électronique dans une variété de contextes techniques (web service mutualisé, chaîne de traitement batch, etc.), sans coûts supplémentaires.
  • Cachet électronique de niveau qualifié : notre solution de cachetage vous permet de vous équiper du cachet le plus sécurisé, conformément au règlement eIDAS. 
  • Horodatage qualifié : cette méthode vous fournit une preuve fiable, garantissant la validité du certificat de cachet au moment du cachetage et renforçant sa valeur légale et sa validité dans le temps. 
  • Offre unique de cachetage 2D-Doc : le cachetage 2D-Doc est un cachet visible, rarement offert par d’autres prestataires, particulièrement adapté lorsque des versions papier et numérique d’un même document doivent coexister.
  • Prise en charge de formats multiples : nos solutions sont compatibles avec les formats PAdES, XAdES et CAdES, vous permettant d’apposer des cachets sur des documents PDF, des documents XML et même sur des vidéos, librairies, fichiers compressés, etc.
  • Cachet autoportant : le cachet électronique embarque toutes les informations nécessaires à sa complète validation dans le futur. Ainsi, le cachet électronique n’expire jamais, contrairement à de nombreuses autres solutions du marché.

 

Conclusion

Protection contre la falsification, gestion simplifiée du flux de documents, gain de productivité. Si vous gérez de gros volumes de documents d’entreprise (bulletins de paie, factures, contrats numériques, etc.), le cachetage électronique est une solution moderne vous offrant à la fois sécurité et rapidité. Le plus Lex Persona ? En proposant à la fois une solution de cachetage électronique et de signature électronique, vous n’avez pas à jongler entre plusieurs prestataires / outils.

Vous pouvez installer l’outil de cachetage directement dans vos applications métiers ou serveurs, avec la certitude d’un outil fiable et sécurisé. En effet, nos solutions de cachetage électronique sont conformes au règlement eIDAS et leur fiabilité est renforcée par un horodatage qualifié. Nos certifications ISO 27001 et HDS soulignent notre dévouement à maintenir les standards les plus élevés en matière de sécurité des données. 

 

Vous souhaitez passer au cachetage électronique ? Contactez-nous