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Pour que la signature électronique soit intégrée aux processus métier de manière fluide et transparente, il peut être nécessaire de l’interfacer aux solutions documentaires du marché (GED, CRM, contrathèque, etc.).

 

L’intégration de la signature électronique doit être envisagée en deux phases : en amont, et en aval du projet.

 

Phase en amont

L’idée est de pouvoir signer ou faire signer vos documents depuis les applications que vous utilisez quotidiennement : GED, Contrathèque, SAE, etc.

Les collaborateurs pourront signer leurs documents depuis leur logiciel métier habituel, ainsi vous ne modifiez pas leurs habitudes de travail.

De plus, en évitant de multiplier les outils de travail, vous optimisez les tâches de vos employés et améliorez leur productivité.

Dans l’optique d’une meilleure expérience utilisateur, vos clients pourront signer leurs documents directement depuis votre site Internet ou application. Ils n’auront pas à attendre de recevoir les documents à signer par courriel ou courrier pour finaliser leur souscription à un service ou leur achat. Vous pourrez ainsi créer un parcours client, simplifié et 100% numérique. De plus, la signature étant immédiate, le risque d’abandon d’achat est considérablement réduit.

Si la solution métier n’est pas interopérable avec l’outil de signature électronique, l’organisation concernée doit effectuer un développement sur mesure. Le but est de pouvoir appeler une API et intégrer pleinement la signature électronique à l’application.

À l’inverse, si la solution métier est interopérable, il suffit d’utiliser le connecteur proposé.

Lex Enterprise propose notamment des connecteurs avec les applications phares du marché.

 

Phase en aval

Que deviennent les documents une fois signés ? Pour que ce parcours de signature soit sans couture, ils convient de les déposer dans un SAE ou un coffre-fort numérique. Avec les fichiers de preuve associés. Et ce par le biais, là aussi, d’un connecteur.

L’API du programme Vitam peut, par exemple, être intégrée à Lex Enterprise pour que les documents signés soient automatiquement déposés dans Vitam.

Aujourd’hui, Lex Enterprise s’intègre avec les solutions proposées par Cecurity, Arkhineo, et travaille également sur Vitam pour les acteurs publics.

Au cahier des charges peuvent s’ajouter de nombreux éléments de personnalisation. Demandes de signature avec le logo de l’entreprise, couleurs et typographies spécifiques, modification de l’apparence et des textes des emails reçus par les signataires, configuration en plusieurs langues, etc.

En intégrant la solution de signature électronique Lex Enterprise via API, vous pourrez automatiser vos processus. Mais aussi personnaliser le service de signature en le mettant aux couleurs de votre entreprise.

L’intégration de la signature électronique avec FranceConnect

Pour faire signer un document contractuel, il faut au préalable pouvoir identifier le signataire. Le but est d’être certain que c’est bien Monsieur ou Madame XYZ qui signe.

Pour identifier le signataire, plusieurs possibilités sont offertes. Notamment celle de recourir à un fournisseur d’identité tiers comme FranceConnect, le fédérateur d’identités numériques créé par l’Etat. FranceConnect permet de sécuriser et simplifier la connexion de plus de 1000 services en ligne. Et près de 35 millions de français bénéficient d’un compte et peuvent ainsi gagner du temps dans leurs démarches en ligne.

Simplifier le parcours utilisateur

Le fonctionnement doit être très simple. Le signataire reçoit le document à signer, puis est dirigé vers FranceConnect pour s’identifier.

Là, il sélectionne le fournisseur d’identités qu’il souhaite utiliser (au choix : impots.gouv.fr, ameli.fr, l’Identité Numérique La Poste, MobileConnect et moi, msa.fr et Alicem), puis est redirigé vers l’outil de signature.

Une vérification est faite entre le nom et le prénom associés au compte FranceConnect et ceux créés dans l’outil de signature par celui qui fait signer. En effet, il est capital d’établir la correspondance fonctionnelle entre le signataire attendu et le signataire ainsi authentifié.

Lex Persona est le premier éditeur français à s’appuyer sur FranceConnect pour identifier l’auteur(e) d’une signature électronique. Cette signature bénéficie d’un niveau de sécurité avancé au sens du règlement eIDAS.