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Comptant plus de 11 000 agents, le ministère de la Culture assure la gestion du patrimoine français. Qu’il soit architectural, archéologique ou naturel.

Dans le cadre de leur projet de dématérialisation des procédures administratives, le ministère a retenu la solution de signature électronique transverse de Lex Persona.

La dématérialisation des documents

Dans le cadre de ses missions, le ministère de la Culture produit de nombreux documents à valeur juridique. Par exemple, il est régulièrement consulté par la Direction Générale de l’Aménagement, du Logement et de la Nature (DGALN) lorsque sont déposées des demandes de travaux sur ou à proximité d’un site historique, d’un patrimoine naturel protégé ou d’un site archéologique. Le ministère délivre ainsi des actes, des avis ou des arrêtés qui sont signés par des agents chargés d’étudier, conserver et mettre en valeur le patrimoine.

Ce cas d’usage ainsi que la dématérialisation des procédures d’urbanisme (obligatoire dès le 1er janvier 2022) ont conduit le ministère à chercher une solution de signature électronique capable de répondre à l’ensemble de leurs besoins transverses.

Le choix d’un acteur de confiance avant tout

C’est la solution de Lex Persona qui a été adoptée par le ministère car celle-ci s’adaptait à leurs problématiques d’intégration complexes.

« Nos API de gestion de parapheurs et de signatures électroniques sont très configurables et très modulaires. Ce qui leur permet de s’adapter facilement aux différents cas d’usages ou d’anticiper les nouveautés qui vont arriver. Mais aussi des besoins qui vont être exprimés au fur et à mesure de la mise en place et même après la mise en production.

La nature de nos produits nous permet d’approcher plus sereinement ce genre de défi. Nous pouvons ainsi nous concentrer davantage sur les points à plus forte valeur ajoutée comme la sécurité et le respect de la règlementation. »

 

Un challenge à relever pour Lex Persona

Le ministère de la Culture est amené à signer des arrêtés. Qui donnent suite à des demandes d’autorisation de travaux ou d’urbanisme et à des avis attributifs de subvention. D’autres documents sont produits hors du SI : pièces juridiques ou administratives, courriers, etc.

À cette grande variété de contenus à signer, s’ajoute également celle des profils des signataires :

  • Architectes des bâtiments de France ;
  • Conservateurs régionaux ;
  • Etc.

« La mise en place d’un parapheur transverse au sein de ce genre d’entité est un processus qui soulève différentes questions : techniques, juridiques, règlementaires ou liées à la sécurité. Ce processus s’inscrit aussi dans le temps, il évolue, les usages changent au gré des évènements, tels que la crise sanitaire.

Ce projet était donc l’occasion aussi pour nous de proposer un accompagnement vraiment agile qui s’adapte aux événements et aux cas d’usages. Un accompagnement plus personnalisé qui va faire appel à différentes compétences chez nous pour pouvoir répondre à tous les aspects. », explique François Devoret

Une solution adaptée aux contraintes et aux besoins de dématérialisation des documents du ministère

Autant de défis auxquels l’expertise de Lex Persona a parfaitement répondu.

En effet, Lex Persona a apporté une solution adaptée aux enjeux de sécurité du ministère, organisée en deux niveaux :

  • D’une part des mesures génériques intégrant des mécanismes SI (tirés de l’ISO 27001) et des éléments liés à la protection des données personnelles et au respect du RGPD ;
  • D’autre part, des mesures de sécurité spécifiques telles que l’interconnexion avec l’horodatage du ministère de l’Intérieur en mode SaaS, l’interconnexion avec le SSO (système d’authentification unique) et le système d’archivage du ministère de la Culture, l’utilisation de serveurs SMTP du ministère de la Culture pour la mise en place de notifications par mail et de relances, et surtout la prise en compte de la mobilité des signataires.

Afin de répondre aux besoins de sécurité et d’identification du ministère, des cartes agents, personnelles, nominatives et incessibles, ont été déployées.

Demandées à l’ANTS et imprimées par l’Imprimerie Nationale, ces cartes à puces intègrent des certificats électroniques correspondant au plus haut niveau de signature électronique : le niveau de signature qualifié. Des certificats de signature RGS*** (Référentiel général de sécurité) peuvent également être utilisés.

Cela permet de garantir la chaîne de confiance du ministère tout en préservant l’intégrité et la présomption de fiabilité des documents.

« Notre vision à long terme présente de nombreux avantages pour toutes les parties prenantes. Les citoyens et usagers du ministère de la Culture et l’État, avec des économies sur plusieurs champs. Elle offre aussi une meilleure interopérabilité entre les systèmes et les services, réduisant les erreurs faites par l’administration et permettant un recentrage des activités des agents sur des tâches avec plus de valeur ajoutée. » observe Polina Grigorieva Verdier, cheffe de projet au sein du ministère de la Culture.

« À terme, nous prévoyons de dématérialiser l’ensemble de nos instructions et de nos procédures administratives, internes ou ouvertes vers l’extérieur. Cela représente des millions de documents signés électroniquement avec la signature qualifiée. » conclut-elle.