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La rapidité et la sécurité des transactions en ligne sont devenues primordiales depuis l’avènement d’internet. La signature électronique fait partie des réponses à ce nouveau besoin. 

Expliqué simplement, ce procédé technologique permet de signer des documents électroniques en garantissant leur validité juridique et l’intégrité des engagements. Mais qu’est-ce exactement qu’une signature électronique et comment fonctionne-t-elle ? Cet article vous en offre une définition complète et détaillée.

Signature électronique : les fondamentaux par Lex Persona

Dans cette vidéo, François Devoret, président et cofondateur de Lex Persona, s’exprime à propos de son entreprise et de son activité. 

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Pourquoi utiliser la signature électronique ?

Grâce aux nombreux avantages de la signature électronique, son adoption dans le monde des affaires tend à se généraliser au sein des entreprises : plus facile d’utilisation, plus rapide, offrant une meilleure gestion documentaire, intégrée aux systèmes d’information préexistants… Les arguments ne manquent pas.

Dans le secteur public, l’utilisation de la signature électronique reste encore relativement rare. Pourtant, l’usage de cette signature offre tout autant d’avantages à ses acteurs grâce à des certificats de signature sur support physique (carte à puce ou clé usb) ou des certificats délivrés à la volée.

 

Définition de la signature électronique

Techniquement, une signature électronique est une donnée au format numérique utilisée par un signataire pour manifester son accord sur le contenu d’un document numérique. Elle revêt différentes formes, allant des versions simples, telles que la saisie d’un nom à la fin d’un e-mail, jusqu’à des méthodes plus complexes utilisant la cryptographie asymétrique.

La signature électronique est apposée grâce à un outil qui permet de signer des documents en ligne. Cette alternative à la signature manuscrite permet d’authentifier l’identité des signataires et de garantir l’intégrité des documents associés sous format numérique, si elle est accompagnée d’un certificat numérique.

 

Quels sont les différents types de signature électronique ?

La signature électronique peut se présenter sous différentes formes, chacune adaptée à des niveaux de risque et des exigences juridiques spécifiques. Selon le règlement eIDAS, qui régit l’utilisation de la signature électronique au sein de l’Union européenne, il existe trois niveaux principaux de signatures électroniques : simple, avancée, et qualifiée. Chaque type offre un niveau de sécurité et de reconnaissance juridique différent.

 

Signature électronique simple

La signature électronique simple est le niveau le plus basique. Elle ne nécessite pas de vérification formelle de l’identité du signataire (exemples : le nom est tapé à la fin d’un courriel, un clic sur un bouton « Accepter » sur un site web). Bien que pratique et rapide, la signature simple offre le moins de garanties en termes de sécurité et d’identification du signataire. Elle est généralement utilisée pour des transactions à faible risque, comme des achats en ligne de faible montant. 

 

Signature électronique avancée

Une signature électronique avancée offre un niveau de sécurité plus élevé que la signature simple. Elle doit être clairement liée au signataire, créée de manière à ce que seul le signataire puisse avoir le contrôle des données utilisées pour la signature et permettre de détecter toute modification ultérieure du document. Ce type de signature nécessite généralement que l’identité du signataire soit validée de manière plus formelle, pouvant inclure la vérification de documents d’identité ou d’autres méthodes d’authentification.

 

Signature qualifiée

La signature qualifiée est le niveau le plus élevé de signature électronique et est considérée comme ayant le même effet juridique qu’une signature manuscrite. Elle repose sur un certificat qualifié, qui doit être émis par un prestataire de service de confiance certifié. Ce certificat contient des informations vérifiées concernant l’identité du signataire. La signature qualifiée garantit la plus haute forme de sécurité et est généralement requise pour les transactions ayant des implications juridiques importantes, telles que la signature de contrats à long terme, les transactions immobilières ou certaines démarches administratives.

Chaque type de signature électronique répond à des besoins spécifiques et offre des niveaux de protection adaptés aux contextes dans lesquels ils sont utilisés. En fonction des exigences légales et des risques associés aux documents à signer, les organisations peuvent choisir le type de signature le plus approprié pour garantir à la fois conformité et sécurité.

 

Cadre juridique et réglementaire de la signature électronique

La mise en œuvre de la signature électronique est fortement régulée pour garantir non seulement sa sécurité, mais également sa validité légale. Dans l’Union européenne, le règlement eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) établit le cadre juridique propre à l’utilisation des signatures électroniques, assurant leur reconnaissance transfrontalière et leur équivalence avec les signatures manuscrites dans des conditions spécifiques.

 

Le rôle du règlement eIDAS

Le règlement eIDAS, adopté en 2014 par l’Union européenne, a pour objectif d’encourager et de sécuriser les interactions électroniques entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques. Il définit les normes pour le niveau de signature qualifié et garantit que les signatures électroniques qualifiées bénéficient de la même valeur légale qu’une signature manuscrite dans tous les États membres, sans nécessité de législation additionnelle à l’échelle nationale.

 

Le Code civil français

En France, le Code civil traite également de la signature électronique. L’article 1367 précise que la signature électronique qualifiée est reconnue comme ayant la même valeur juridique que la signature manuscrite. Cela inclut une présomption de fiabilité pour la signature qualifiée, dès lors qu’elle est créée conformément aux exigences du règlement eIDAS.

 

Les exigences pour les prestataires de services de confiance

Le règlement eIDAS établit également un cadre pour les prestataires de services de confiance qui émettent des certificats de signature électronique ou fournissent d’autres services liés à la création et la validation de signatures électroniques. Ces prestataires doivent obtenir une qualification reconnue par l’Union européenne et sont régulièrement audités pour assurer le respect des normes élevées de sécurité et de fiabilité. En France, l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) joue un rôle crucial en certifiant ces prestataires.

 

Une reconnaissance et une validité internationale

Grâce au règlement eIDAS, une signature électronique qualifiée obtenue dans un État membre de l’UE est reconnue automatiquement dans tous les autres États membres. Cette reconnaissance mutuelle facilite les transactions commerciales et administratives à travers l’Union européenne, en garantissant que les documents signés électroniquement sont aussi juridiquement valables que ceux signés manuellement, indépendamment des frontières.

 

Processus de signature électronique : comment ça fonctionne ? 

La signature électronique repose sur des principes de cryptographie avancée pour garantir la sécurité et l’intégrité des transactions numériques. Comprendre les détails du processus technique derrière la signature électronique est crucial pour appréhender sa fiabilité.

 

Processus de création de la signature électronique

Le processus commence par la création d’une empreinte numérique du document à signer. Cette empreinte est générée en utilisant un algorithme de hachage, qui convertit le document en une chaîne de caractères de taille fixe, unique au contenu original du document. Cette empreinte représente le document.

L’empreinte est ensuite cryptée avec la clé privée du signataire, qui est sécurisée et unique à chaque utilisateur. Cette étape transforme l’empreinte en une signature électronique, qui est ensuite attachée au document électronique original.

Pour vérifier une signature électronique, le destinataire utilise la clé publique du signataire, qui correspond à la clé privée, mais est publiquement accessible. La clé publique est utilisée pour décrypter l’empreinte cryptée. Le destinataire applique le même algorithme de hachage au document reçu pour générer une nouvelle empreinte. Si cette empreinte correspond à celle qui a été décryptée, cela confirme que le document n’a pas été modifié depuis sa signature et que la signature est authentique.

 

Sécurité grâce aux clés cryptographiques

Les clés privées et publiques jouent un rôle essentiel dans la sécurité de la signature électronique. La clé privée doit rester confidentielle et sécurisée, car sa compromission pourrait permettre à une partie non autorisée de signer des documents frauduleusement. 

 

Les certificats de signature délivrés par des autorités de certification

Les certificats de signature électronique jouent un rôle crucial en liant l’identité du signataire à la clé publique utilisée pour vérifier les signatures. Ces certificats sont émis par des autorités de certification reconnues, qui vérifient l’identité des signataires avant de délivrer les certificats. Ces autorités doivent elles-mêmes être conformes aux normes établies comme le règlement eIDAS, pour garantir la fiabilité et la légitimité de leurs services.

Le certificat de signature électronique est l’outil permettant d’authentifier l’identité d’une personne (morale ou physique). Il fait partie du processus de signature électronique. C’est ce certificat qui détermine la validité d’une signature électronique, sa fiabilité ainsi que son niveau de sécurité. Par exemple, un certificat qualifié offre un niveau de signature électronique qualifié.

C’est en quelque sorte une carte d’identité numérique. L’outil de signature électronique est, quant à lui, le « stylo » électronique. Dans un processus de signature électronique, c’est donc le certificat qui permet l’identification du signataire.

 

Mettre en place la signature électronique dans votre organisation

La mise en place de la signature électronique est un processus qui demande réflexion et anticipation. Avant de faire vos adieux à la signature manuscrite, prenez le temps de choisir avec soin votre outil de signature digitale afin qu’il respecte la réglementation applicable (notamment le Code civil et le règlement eIDAS). Tout prestataire de service de signature électronique n’offre pas les mêmes garanties.

Chez Lex Persona, nous avons à cœur de vous garantir le respect de normes élevées en matière de sécurité, comme en témoignent nos qualifications et certifications (qualification ETSI EN 319 411-2 QCP-n-qscd, certification ISO 27001 et HDS, Horodatage qualifié eIDAS EN 319 421). 

 

Un accompagnement sur-mesure pour implémenter notre outil de signature électronique

Qu’il s’agisse de signer, faire signer ou cacheter vos documents, nous vous accompagnons pour vous proposer la solution la plus adaptée à vos métiers et aux contraintes juridiques et règlementaires de votre secteur d’activité. Nous sommes à votre écoute pour vous guider dans la mise en place de nos outils de signature électronique et pour les intégrer à vos systèmes d’information existants. Et bien sûr, nous sommes un prestataire de services de confiance reconnu par l’ANSSI.

 

Comment faire une signature électronique avec Lex Enterprise ?

Une fois l’outil implémenté, la création de signature électronique est facile à réaliser.

Comment obtenir une signature électronique facilement ?

Pour celui qui demande la signature digitale, il suffit de : 

  • Se connecter sur son compte Lex Enterprise ;
  • Sur le tableau de bord, de cliquer sur  « nouveau parapheur » ;
  • Téléverser le document à signer qui sera, si besoin, automatiquement converti au format PDF/A ;
  • Indiquer les zones à signer ;
  • Ajouter les signataires ;
  • Appuyer sur « Enregistrer » pour qu’un e-mail comprenant une adresse URL vers le document à signer soit envoyé.

 

Comment créer une signature électronique en quelques clics ?

Côté signataire, c’est encore plus simple puisque celui-ci : 

  • Reçoit un e-mail avec le lien redirigeant vers le fichier à signer ;
  • Signe électroniquement là où c’est indiqué ;
  • N’a plus qu’à attendre que le document signé s’envoie tout seul par e-mail après signature.

En outre, grâce à la fonction de centralisation et d’accès à distance de notre outil, tout document signé est stocké au même endroit et accessible de n’importe où.

Avec la signature électronique, vous pouvez travailler en toute sécurité avec vos clients, partenaires, collaborateurs, prestataires, etc., tout en protégeant l’intégrité des données de vos documents (contrats de travail, de partenariat, propositions commerciales, devis, bilans, rapports annuels, politiques internes d’entreprise…) et garantissant la valeur légale de vos signatures.

 

Qui est Lex Persona ?

Lex Persona est une entreprise française. L’idée initiale était de proposer aux entreprises une solution de signature électronique simple à utiliser et facile à intégrer à leurs applications métier. En leur permettant tout simplement de remplacer le bouton « imprimer un document » par un bouton « signer ».

Aujourd’hui, Lex Persona propose aux organisations de toute taille des solutions de signature électronique qui leur permettent de signer, faire signer et cacheter tout type de documents numériques (contrats de travail, compromis de vente, etc.). En respectant leur image, leurs processus métier (ressources humaines, marketing, finance, droit, etc.) et leurs besoins en matière de conformité juridique. Lex Persona se donne pour mission de faire émerger la confiance sur Internet. Pour ce faire, les logiciels de signature électronique sont des outils puissants.